Unkontrollierte „Tail Spend“ – nununter Kontrolle !

Unter „Tail-Spend-Management“ versteht man die strukturierte Nachverfolgung, Beschaffung und Kontrolle der rund 20 % der Unternehmensausgaben, die sich auf etwa 80 % der Lieferanten verteilen, wobei es sich größtenteils um kleine, nicht vertraglich gebundene und nicht verwaltete Lieferanten handelt (ein von der Hackett Group häufig zitiertes Verhältnis). Einzeln betrachtet sind diese Einkäufe geringfügig; zusammen verbergen sie jedoch Millionenverluste durch Preisverluste, unkontrollierte Einkäufe und den Aufwand für die Einbindung neuer Lieferanten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da genau hier die Compliance versagt und Einsparpotenziale unbemerkt verloren gehen: Pro 100 Mio. US-Dollar an unkontrollierten Tail-Ausgaben können Unternehmen 2 bis 5 Mio. US-Dollar verlieren (Zycus-Analyse auf Basis von Kundeneinsatzdaten). Zycus geht das Problem der „Tail-Ausgaben“ mit dem „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA) an, der Kategorien mit geringem Wert ohne menschlichen Aufwand verhandelt, sowie mit „Merlin Intake“, das Anforderer in regelkonforme Einkaufsprozesse leitet, bevor Ausgaben unkontrolliert entstehen. Das Ziel besteht nicht darin, jede „Tail“-Transaktion manuell zu verwalten, sondern das Volumen von Agenten abwickeln zu lassen, damit sich strategische Einkäufer auf die Ausgaben konzentrieren können, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Zycus nutzt den Merlin Analytics Agent, um die fragmentierten, unstrukturierten Daten zu erfassen, die die „Tail Spend“ ausmachen: Einzelpostenbeschreibungen, P-Card-Abrechnungen, Spesenabrechnungen und Freitextfelder aus Altsystemen. Das System normalisiert Lieferantennamen, beseitigt Duplikate und ordnet Transaktionen Standardtaxonomien wie UNSPSC oder einer unternehmensspezifischen Struktur zu, wodurch aus unbrauchbaren Datensätzen ein klares Ausgabenbild entsteht. Da diese klassifizierten Daten im Zycus Data Core gespeichert sind, stehen sie der übrigen Suite sofort zur Verfügung und sind nicht in einem separaten Analysetool eingeschlossen. Diese gemeinsame Grundlage ermöglicht es dem „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA), auf die vom Analyse-Agenten identifizierten Kategorien einzuwirken, sodass Erkenntnisse direkt zu ausgehandelten Einsparungen führen, anstatt nur in einem statischen Bericht zu enden. Eine saubere Kategorisierung ist die Voraussetzung für autonome Verhandlungen, weshalb die beiden Agenten so konzipiert sind, dass sie auf denselben Daten arbeiten.

Zycus bringt nicht verwaltete Ausgaben unter Kontrolle, indem es den regelkonformen Weg zum einfachsten Weg macht. Merlin Intake bietet Anforderern einen dialogorientierten Einstieg über Microsoft Teams oder Slack und leitet sie zu bevorzugten Lieferanten, Katalogen und vorab ausgehandelten Vereinbarungen weiter, bevor sie außerhalb von Verträgen einkaufen. Liegt für einen Bedarf mit geringem Wert keine Vereinbarung vor, führt der „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA) die Verhandlungen über Preis, Zahlungsbedingungen, Garantien und Rabatte selbst durch, sodass selbst taktische Käufe zu einem ausgehandelten Preis statt zum Listenpreis abgewickelt werden. Genehmigungswege, Richtlinienprüfungen und Lieferantenvalidierungen laufen im Hintergrund über die geregelten Abläufe der Merlin Agentic Platform ab. Dadurch wird die Compliance bereits zum Zeitpunkt der Anfrage konzeptionell durchgesetzt und nicht erst nach der Ausgabe der Mittel überprüft.

Die Optimierung der Tail-Ausgaben verbessert den ROI im Beschaffungswesen in zweierlei Hinsicht: beim Stückpreis und bei den Betriebskosten. Was den Preis betrifft, erzielt der „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA) bei Verhandlungen im Tail-Bereich Kosteneinsparungen von 2 % bis 7 % pro Kategorie sowie eine Verbesserung der Richtlinienkonformität um 20 % bis 30 % (Kunden-Benchmarkdaten von Zycus aus dem Jahr 2025) und erschließt damit Einsparpotenziale, die manuelle Teams bei diesem Volumen nicht erreichen können. Was die Betriebskosten betrifft, so führt die Weiterleitung Tausender verstreuter Einkäufe an bevorzugte Lieferanten dazu, dass der „Long Tail“ der Anbieter mit geringem Auftragswert, die ein Unternehmen prüfen, einbinden und betreuen muss, deutlich schrumpft. Bei der Einführung in einem Fortune-500-Unternehmen aus der Fertigungsbranche automatisierte der ANA mehr als 3.000 Verhandlungen im Bereich der „Tail-Ausgaben“ mit Einsparungen von rund 2 % über alle Kategorien hinweg, was zu Einsparungen in Millionenhöhe führte (Zycus-Kundenfallstudie 2025). Der strategische Vorteil besteht darin, dass die Beschaffung Kapazitäten aus administrativen Einkaufsprozessen zurückgewinnt und diese auf die Beschaffung hochwertiger Güter umleitet.

Ja. Zycus wurde entwickelt, um Ad-hoc- und Spot-Einkäufe zügig abzuwickeln, ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben. Merlin Intake bietet Mitarbeitern eine benutzerfreundliche, dialogorientierte Anfrageerfahrung, während der „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA) im Hintergrund die Verhandlungsführung übernimmt, sodass die Anfragenden nicht darauf warten müssen, dass ein Einkäufer eine manuelle Angebotsanfrage durchführt. Compliance-Prüfungen, die Lieferantenakquise und Genehmigungswege erfolgen innerhalb der geregelten Abläufe der Merlin Agentic Platform und nicht als manuelle Kontrollschritte. Zycus-Kunden verzeichnen bei den von diesen Agenten bearbeiteten Vorgängen eine Verkürzung der Beschaffungszykluszeit um 50 % bis 70 % (Zycus-Kunden-Benchmarkdaten 2025). ANA ist auf Verhandlungen mit hohem Volumen und geringerem Wert ausgerichtet; komplexe, strategische Beschaffungen mit hohem Wert werden von Merlin Agentic Sourcing unter Einbeziehung eines Einkäufers abgewickelt, sodass Geschwindigkeit niemals auf Kosten der Sorgfalt geht, wo diese entscheidend ist.