MERLIN – AUTONOMER VERHANDLUNGSAGENT (ANA)
ANA bietet „ “ – garantierte Einsparungen im gesamten Tail-Bereich
Gebäudemanagement, Instandhaltung, Dienstleistungen – alle indirekten Ausgaben
Durchschnittliche Einsparungen von 15 %, um 70 % schnellere Abläufe, kein personeller Aufwand
Echte Ergebnisse von Tata Play, , DeAcero sowie über 50 Unternehmen, die Tail-Ausgaben in Höhe von über 2 Mrd. US-Dollar verwalten
3-5%
Durchschnittliche Einsparungen
, bezogen auf die Ausgaben für „Tail-
“
72%
für kürzere Durchlaufzeiten – von der Angebotsanfrage bis zur Auftragsvergabe
100%
-konforme KI arbeitet innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen
Die 25,5-Millionen-Dollar-Chance durch „ “, die in Ihren Ausgaben verborgen liegt
Nur 4 % der Unternehmen betreiben ein aktives Management der „Tail Spend“. Gehören Sie dazu?
16-20%
Ersparnis möglich
88%
CPOs bereit für Al
25,5 Mio. $
Einsparpotenziale erschließen
Echte Unternehmen. Echte Einsparungen.
Erfahren Sie, wie Zycus Beschaffungsteams dabei unterstützt hat, das Chaos im Bereich der „Tail Spend“ mithilfe von „Merlin Autonomous AI Negotiation“ in strategische Einsparungen umzuwandeln.
Medien und Unterhaltung
Wie Tata Play eine Senkung der Ausgaben für Tail- s um 15 % erreichte
Jaswinder Saini
Leiter der Lieferkette – Vizepräsident für „ “ bei Tata Play
Wie ANA „Tail Spend“ verhandelt und vergibt – autonom
Erkennt Chancen
Auf Grundlage Ihrer Anfrage überprüft ANA Kategorien mit geringem Ausgabenvolumen wie Gebäude, Wartung, Reparatur und Instandhaltung (MRO) sowie Bürobedarf, um den Prozess auszulösen – ganz gleich, ob es sich um einen Neukauf, eine Vertragsverlängerung oder eine Möglichkeit zur Preiserhöhung handelt.
Verhandelt eigenständig
Die KI findet die besten Lieferanten, holt deren Angebote ein und verhandelt in Ihrem Namen eigenständig über bessere Preise, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen – ohne dass Sie sich um den E-Mail-Austausch kümmern müssen.
Auszeichnungen – Bestes Angebot
Empfiehlt den Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (nicht nur den niedrigsten Preis), stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher, synchronisiert alle Daten mit Ihrem ERP-System und erstellt umgehend eine Bestellung – wodurch Kosteneinsparungen ohne manuellen Aufwand erzielt werden.
Sechs autonome Funktionen. Eine Verhandlungsplattform.
KI-gestützte Erkennung von Geschäftsmöglichkeiten im Bereich „ “
Erkennt Beschaffungsmöglichkeiten anhand von Nutzeranforderungen über Merlin Intake oder durch automatisches Scannen von Tail-Spenden mithilfe des Merlin-Ausgabenanalysemoduls.
Autonome Verhandlung mehrerer Parameter bei „ “
Verhandelt mit Lieferanten nicht nur über Preisaspekte, sondern gleichzeitig auch über Zahlungsbedingungen, Lieferung und Qualität – dabei werden Strategien angepasst, während die vollständige menschliche Kontrolle gewahrt bleibt.
Dynamische Kostenoptimierung bei „ “
Erzielt Einsparungen von 12–15 % durch Preisanalysen in Echtzeit, Marktinformationen und adaptive Verhandlungsstrategien in allen Tail-Spend-Kategorien.
Integriertes Compliance- und „ “-Risikomanagement
Reduziert unkontrollierte Ausgaben um 50–70 % durch die automatisierte Durchsetzung von Richtlinien, die Überprüfung der Anmeldedaten von Lieferanten und Compliance-Prüfungen in Echtzeit.
Schnelle und parallele Verhandlung von „ “ in großem Maßstab
Erzielt um 70 % schnellere Durchlaufzeiten durch die Abwicklung tausender gleichzeitiger Lieferantenverhandlungen in den Bereichen Betriebsstätten, MRO, Bürobedarf und professionelle Dienstleistungen.
Vollständige „ “-Benutzeroberfläche im Dialogstil
Damit können Sie direkt in MS Teams in einfachem Englisch anfordern, was Sie benötigen. Das System übernimmt die Beschaffung, die Verhandlungen und die Erstellung von Bestellungen und hält Sie im Rahmen eines Chats auf dem Laufenden, ohne dass Sie Ihren Arbeitsbereich verlassen müssen.
Warum sich Führungskräfte im Beschaffungswesen für ANA statt für andere Tools entscheiden
ANA lässt sich nahtlos in Ihre Technologieumgebung integrieren
Erfahren Sie mehr über die Beschaffung von KI-Lösungen
Aktuelle Erkenntnisse, Leitfäden und Forschungsergebnisse zur Neugestaltung der Beschaffungsstrategie
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Häufig gestellte Fragen
Ein autonomer Verhandlungsagent (ANA) ist ein KI-gestütztes Softwaresystem, das im Auftrag von Beschaffungsteams eigenständig Verhandlungen mit Lieferanten führt – ohne menschliches Eingreifen. Merlin ANA von Zycus nutzt eine Multi-Agenten-KI-Architektur, die Spieltheorie und bestärkendes Lernen kombiniert, um Beschaffungsmöglichkeiten zu identifizieren, Lieferanten in mehrrundige Verhandlungen einzubinden, Angebote einzuholen und zu bewerten sowie Aufträge zu vergeben – und das alles innerhalb vordefinierter geschäftlicher Rahmenbedingungen. Es wurde speziell für den „Tail Spend“ entwickelt: jene Einkäufe mit hohem Volumen und geringem Wert, die etwa 20 % der Unternehmensausgaben ausmachen, jedoch unverhältnismäßig viel Kapazität in der Beschaffung beanspruchen.
Der Begriff „Tail Spend“ bezieht sich auf den „Long Tail“ aus geringwertigen, aber mengenstarken Einkäufen, die nicht unter strategische Beschaffungsprogramme fallen – dazu zählen beispielsweise MRO-Artikel, Büroverbrauchsmaterialien, Facility-Services und Ad-hoc-Einkäufe bei Lieferanten. Obwohl „Tail Spend“ in der Regel 20 % der gesamten Unternehmensausgaben ausmacht, verteilt er sich auf 80 % der Lieferanten, wodurch er fragmentiert, schwer nachverfolgbar und manuell nahezu unmöglich zu optimieren ist. Herkömmliche Lösungen wie P-Karten, BPO-Modelle und Marktplatz-Aggregatoren bekämpfen zwar die Symptome, nicht jedoch die eigentliche Ursache. Die Folge: unkontrollierte Ausgaben, Compliance-Lücken und Millionen an nicht realisierten Einsparungen. Merlin ANA löst dieses Problem, indem es den gesamten Beschaffungszyklus vom Sourcing bis zur Auftragsvergabe für den „Tail Spend“ in großem Maßstab automatisiert.
Merlin ANA unterstützt alle Kategorien indirekter Ausgaben oder „Tail Spend“, darunter:
- MRO (Wartung, Reparatur und Betrieb) – Ersatzteile, Industriebedarf, Schmierstoffe
- Gebäudemanagement – Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Gebäudewartung
- Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien – Schreibwaren, IT-Zubehör, Artikel für die Kaffeeküche
- Fach- und Unternehmensdienstleistungen – Personalvermittlung, Beratungsaufträge
- Logistik- und Kurierdienste
- Verlängerungen im Bereich IT und Software (geringe Komplexität, wiederkehrende Anschaffungen)
Im Gegensatz zu Wettbewerbern, die sich auf bestimmte Kategorien konzentrieren, wendet Merlin ANA kategoriespezifische Verhandlungsstrategien in allen Bereichen der Tail-Ausgaben an.
Merlin ANA ist weder ein Chatbot noch ein regelbasiertes RPA-Skript. Es handelt sich um ein echtes, agentenbasiertes KI-System, das zu dynamischer Entscheidungsfindung fähig ist. Im Gegensatz zu einem Chatbot, der lediglich Anfragen beantwortet, erkennt ANA proaktiv Verhandlungsmöglichkeiten, nimmt eigenständig Kontakt zu Lieferanten auf, passt Verhandlungsstrategien in Echtzeit an die Antworten der Lieferanten an und schließt Vereinbarungen ab – und das alles, ohne von einem Menschen dazu aufgefordert zu werden. Im Gegensatz zu RPA, das starren Arbeitsabläufen folgt, nutzt Merlin ANA maschinelles Lernen und spieltheoretische Modelle, um mehrere Variablen gleichzeitig zu optimieren: Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferfristen, Qualitätsanforderungen und Nachhaltigkeitskennzahlen.
Merlin ANA arbeitet mit einem aufeinander abgestimmten System aus sieben spezialisierten KI-Agenten:
1. Opportunity Detection Agent – Durchsucht die „Tail Spend“-Ausgaben (über Merlin Intake oder Spend Mining), um Kaufanträge zu identifizieren, die aufgrund von Ausgabenschwellenwerten, Vertragsauslösern und Abweichungsmustern für eine autonome Verhandlung in Frage kommen.
2. Event Creation Agent – Erzeugt automatisch ein Beschaffungsereignis auf Grundlage der PR, ergänzt um Artikelspezifikationen, historische Preise und Marktbenchmarks.
3. Lieferantenempfehlungsmodul – Erstellt eine Auswahlliste qualifizierter, konformer Lieferanten auf der Grundlage von Leistungsdaten, Risikobewertungen und Preisdaten – einschließlich der Identifizierung externer Lieferanten.
4. Beauftragter für die Angebotserhebung – Versendet Angebotsanfragen, sammelt die Antworten der Lieferanten, bereinigt und überprüft die Angebote und nimmt eigenständig Kontakt zu den Lieferanten auf, die nicht geantwortet haben.
5. Autonomer Verhandlungsagent – Führt mehrrundige, menschenähnliche Verhandlungen unter Verwendung von KI-Gegenangeboten durch und passt seine Taktik je nach Verhalten des Lieferanten an, um Preis und Konditionen zu optimieren.
6. Vergabebeauftragter – Bewertet und ordnet Angebote anhand verschiedener Parameter, wählt das optimale Vergabeszenario aus und leitet die Empfehlung zur Erstellung einer Bestellung weiter.
7. PR Sync Agent – Synchronisiert die zugewiesenen Preise und Konditionen zurück in die ursprüngliche PR und das verbundene S2P- oder ERP-System, um eine nahtlose Erstellung von Bestellungen zu ermöglichen.
Merlin ANA ist in drei flexiblen Paketen erhältlich:
- Standalone ANA – Eine reine Automatisierungsschicht für Tail-Spends, die sich in jedes bestehende ERP-/P2P-System integrieren lässt
- ANA + Merlin Suite – ANA in Kombination mit Merlin Intake (dialogorientierter Einkauf) und dem Modul „Lieferantenmanagement“ für einen durchgängigen Prozess von der Angebotsanfrage bis zur Verhandlung
- ANA + Zycus S2P – Vollständige „Source-to-Pay“-Integration mit der gesamten Zycus Merlin-Plattform, ideal für Unternehmen, die ihren gesamten Beschaffungsprozess umgestalten möchten
Merlin ANA nutzt ein verbrauchsbasiertes Preismodell, das sich am Volumen der „Tail Spend“-Ausgaben orientiert – und nicht an Lizenzen pro Benutzer. Die Preise werden auf der Grundlage der Anzahl der jährlich verarbeiteten Bestellungen im Bereich der „Tail Spend“ berechnet. Die Zielkosten liegen bei etwa 15 US-Dollar pro Bestellung – eine erhebliche Reduzierung gegenüber dem Branchendurchschnitt von 200 bis 500 US-Dollar pro manuell bearbeiteter Bestellung. Um Ihre Investition abzuschätzen, benötigt Zycus Ihr gesamtes „Tail-Spend“-Volumen sowie die geschätzte Anzahl der „Tail-Spend“-Bestellungen pro Jahr (oder dividieren Sie den „Tail-Spend“-Betrag einfach durch 8.000 US-Dollar, um eine schnelle Schätzung zu erhalten). Dieses Modell stellt sicher, dass die Einsparungen die Plattformkosten stets bei weitem übersteigen.
Merlin ANA wird am wirkungsvollsten eingesetzt bei:
- MRO-Beschaffung – Automatisierung wiederkehrender Einkäufe von Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien und Wartungszubehör an verschiedenen Werksstandorten
- Vertragsverlängerungen im Facility-Management – Neuverhandlung von Verträgen für Reinigungs-, Sicherheits-, HLK- und Gebäudemanagementdienstleistungen in großem Umfang über mehrere Standorte hinweg
- Büro- und IT-Bedarf – Eigenständige Beschaffung und Preisverhandlungen für wiederkehrende, geringwertige Anschaffungen
- Dienstleistungsbeschaffung – Verwaltung von Routine-Dienstleistungsverträgen mit geringer Komplexität (Kurierdienste, Druck, Catering)
- Automatisierung der Vertragsverlängerung – Erkennung und Neuverhandlung auslaufender Lieferantenverträge, bevor diese zu ungünstigen Konditionen automatisch verlängert werden
Merlin ANA ist auf eine schnelle Bereitstellung ausgelegt. Bei einer Standalone-ANA-Lösung (mit Anbindung an ein bestehendes ERP-System) dauern die Erstkonfiguration und die Integration in der Regel 4–6 Wochen. Die native Bereitstellung innerhalb der Zycus S2P-Suite erfolgt noch schneller. Der Go-Live-Prozess umfasst die Konfiguration von Kategorie-Regeln, Ausgabegrenzen, Lieferantenlisten, Sicherheitsparametern sowie Integrationstests. Zycus bietet dedizierten Implementierungssupport und ein strukturiertes Onboarding-Handbuch.
