GenAI-gestützte Beschaffungs-Apps für erhebliche Einsparungen

Generative KI hat die Beschaffung von der bloßen Ausführung festgelegter Regeln hin zum Verständnis des Kontexts verlagert, doch erst die Autonomie verändert das Betriebsmodell – und genau diesen Schritt wollte Zycus mit der Entwicklung der Merlin Agentic Platform verwirklichen. Während frühere Systeme lediglich vorprogrammierte Logik ausführten, lesen die Agenten auf der Plattform den offenen Kontext, entwerfen Ergebnisdokumente und handeln innerhalb festgelegter Grenzen: Merlin Agentic Sourcing wandelt einen vagen Bedarf in eine RFP-fähige Strategie um, der Autonomous Negotiation Agent (ANA) verhandelt Nischenkategorien eigenständig, und der Contract Agent liest und fasst Vereinbarungen zusammen. Der Wandel vollzieht sich von einem „Co-Piloten“, der Vorschläge unterbreitet, hin zu Agenten, die unter der Steuerung der Software-Suite Entscheidungen treffen und diese umsetzen. Zycus bezeichnet dies als „Intake-to-Outcomes“ (I2O): Die KI entscheidet, die Suite steuert, und das Unternehmen behält die Kontrolle. Zycus integriert seit 2018 KI in den Beschaffungsprozess – gestützt auf mehr als 32 Patente – und bietet autonome Abläufe anstelle isolierter generativer Funktionen.

Die Merlin Agentic Platform stellt im gesamten Source-to-Pay-Prozess namentlich benannte Agenten bereit, anstatt einen einzigen allgemeinen Assistenten. Merlin Intake bietet eine dialogorientierte Anlaufstelle für jede Anfrage innerhalb von Microsoft Teams und Slack. Merlin Agentic Sourcing entwirft anhand einer kurzen Beschreibung Beschaffungsstrategien und Ausschreibungsunterlagen. Der „Contract Agent“ extrahiert Vertragsbedingungen, Meilensteine und Risikoklauseln aus Vereinbarungen. Der „Autonomous Negotiation Agent“ (ANA) verhandelt Nebenkategorien eigenständig, und der „Merlin Analytics Agent“ deckt Ausgabeverzerrungen in Millionen von Datensätzen auf. Jeder Agent ist spezialisiert, namentlich benannt und wird durch dieselbe Suite gesteuert – genau das unterscheidet dieses System von einem einfachen, nachträglich integrierten Chatbot.

Der Contract Agent liest und versteht vollständige Verträge und ersetzt damit die langsame, fehleranfällige manuelle Prüfung. Er kennzeichnet Abweichungen von Ihren rechtlichen Vorgaben, hebt risikoreiche Entschädigungs-, Haftungs- und Kündigungsklauseln hervor, fasst Meilensteine und Verpflichtungen zusammen und überprüft die Übereinstimmung mit den regulatorischen Anforderungen. Da er auf der Merlin Agentic Platform läuft und den Zycus Data Core nutzt, werden die ermittelten Ergebnisse direkt mit den zugehörigen Lieferanten-, Beschaffungs- und Ausgabendaten verknüpft, anstatt in einem isolierten Vertragstool zu verbleiben. Dies verkürzt die Vertragsabwicklungszeit und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung Ihrer Risikorichtlinien. Der Agent unterstützt die Prüfung; die rechtliche Verantwortung für die Entscheidung verbleibt bei Ihrem Team.

Der dialogorientierte Zugriff beseitigt die Barriere, die durch den Query-Builder und das Berichtsmenü zwischen einem Beschaffungsleiter und seinen eigenen Daten entsteht. Über den Merlin Analytics Agent auf der Merlin Agentic Platform kann ein Nutzer in einfacher Sprache Fragen stellen, beispielsweise zum Engagement bei Logistikdienstleistern in einer Region oder dazu, wo Softwareausgaben verloren gehen, und erhält eine strukturierte Antwort oder eine Grafik als Ergebnis. Der Agent interpretiert die Frage anhand der kontrollierten Daten im Zycus Data Core, sodass die Antwort die tatsächlichen, aktuellen Ausgaben des Unternehmens widerspiegelt und nicht auf einem veralteten Export basiert. Dadurch liegt die Analyse in den Händen der Entscheidungsträger und nicht in einer Berichtswarteschlange. Es handelt sich um dieselben Daten, auf deren Grundlage auch die übrigen Komponenten der Suite arbeiten, wodurch Einblicke und Maßnahmen aufeinander abgestimmt bleiben.

Sicherheit und Datenschutz bilden die Grundlage der Merlin Agentic Platform. Unternehmensdaten werden in mandantenspezifischen Cloud-Umgebungen isoliert und niemals zum Trainieren öffentlicher großer Sprachmodelle verwendet, sodass firmeneigene Ausgaben-, Lieferanten- und Vertragsdaten vertraulich bleiben. Die Plattform entspricht den Standards SOC 1 und SOC 2 Typ II, ISO 27017 sowie der DSGVO und verfügt über Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle. Governance ist keine separate Ebene: Jeder Agent handelt im Rahmen derselben Richtlinien und Prüfkontrollen, die in der gesamten S2P-Suite durchgesetzt werden – dies entspricht dem Teil „Suite governs“ des Zycus-Modells. Auf diese Weise bleibt die Autonomie rechenschaftspflichtig.