KI-GESTÜTZTE SOFTWARE FÜR DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG IM BESCHAFFUNGSWESEN

E-Invoicing-Software digitalisiert den Prozess der Lieferantenrechnungsbearbeitung – dabei werden Papier, PDF-Dateien und die manuelle Dateneingabe durch die strukturierte elektronische Übermittlung, Validierung und Verarbeitung von Rechnungen ersetzt. Zycus E-Invoicing unterstützt die direkte Erfassung von Lieferantenrechnungen, die EDI- und API-Integration, die Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk sowie die Einhaltung globaler Vorschriften zum elektronischen Rechnungswesen. Die Plattform ist Teil der umfassenderen „Source-to-Pay“-Suite von Zycus und läuft auf der Merlin Agentic Platform, wobei AP SmartDesk die Rechnungsbearbeitung und die Behebung von Ausnahmen autonom übernimmt.

Agentic AI im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung setzt autonome Agenten im gesamten „Invoice-to-Pay“-Workflow ein – sie extrahieren Daten aus beliebigen Rechnungsformaten, führen Zwei- und Dreifachabgleiche durch, lösen Ausnahmen und beantworten Lieferantenanfragen, ohne dass ein manueller Eingriff der Kreditorenbuchhaltung erforderlich ist. Der AP SmartDesk von Zycus läuft auf der Merlin Agentic Platform und wickelt den Großteil der routinemäßigen Rechnungsbearbeitung autonom ab, wobei nur echte Ausnahmen zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dadurch wandelt sich die Kreditorenbuchhaltung von einer Funktion zur Transaktionsabwicklung zu einer Funktion zum Ausnahmemanagement.

AP SmartDesk ist der agentenbasierte AP-Agent von Zycus auf der Merlin Agentic Platform. Er erfasst Rechnungen in jedem beliebigen Format – PDF, EDI, Papierscans, strukturierte E-Rechnungen –, extrahiert Einzelposten-Daten, führt Zwei- und Dreifachabgleiche mit Bestellungen und Wareneingängen durch, identifiziert Ausnahmen und löst Routineprobleme eigenständig. Komplexe Ausnahmen werden mit vorab zusammengestelltem Kontext an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet; Lieferantenanfragen werden direkt vom Agenten beantwortet, ohne dass Tickets erstellt werden müssen.

Zycus unterstützt die Einhaltung globaler Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in allen wichtigen Rechtsräumen – darunter CFDI in Mexiko, GST-E-Invoicing in Indien, SdI in Italien, NFe in Brasilien, KSeF in Polen, ZATCA in Saudi-Arabien sowie weitere länderspezifische Vorschriften. Compliance-Engines kümmern sich um Formatvorgaben, digitale Signaturen, behördliche Freigaben und die Archivierung im jeweiligen Land – so können einkaufende Unternehmen die lokalen Vorschriften erfüllen, ohne für jede Rechtsordnung eine separate Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Bei der herkömmlichen, OCR-basierten Kreditorenbuchhaltung werden Daten aus Rechnungsbildern extrahiert und die Ergebnisse den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung zur Überprüfung und Korrektur weitergeleitet; die agentenbasierte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt KI-Agenten, die den Kontext der Rechnungen verstehen, den Abgleich und die Bearbeitung von Ausnahmen autonom durchführen und Lieferantenanfragen im dialogorientierten Austausch bearbeiten. In der Praxis führt dies dazu, dass die Raten der durchgängigen Verarbeitung (Straight-Through-Processing) deutlich steigen, die Durchlaufzeiten in der Kreditorenbuchhaltung verkürzt werden und sich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung auf Ausnahmen statt auf die Korrektur von Dateneingaben konzentrieren können.

Ja – Zycus e-Invoicing lässt sich mit SAP, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics und anderen führenden ERP-Systemen integrieren, um die Verbuchung von Rechnungen, die Hauptbuchkontierung und die Zahlungsabwicklung zu ermöglichen. Die Integration erstreckt sich auf Steuer-Engines (Vertex, Avalara, Sovos), Anbieter von elektronischen Signaturen, Bankplattformen zur Zahlungsauslösung sowie staatliche Clearingstellen für elektronische Rechnungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das ERP-System bleibt das maßgebliche Finanzsystem, während Zycus als Ebene für die Rechnungsbearbeitung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften fungiert.

Die KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verkürzt in der Regel die Bearbeitungszeiten für Rechnungen erheblich, erhöht die Quote der automatisierten Verarbeitung deutlich, ermöglicht die Inanspruchnahme von mehr Skonti bei vorzeitiger Zahlung und senkt die Kosten pro Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung erheblich. Zycus-Kunden, die AP SmartDesk einsetzen, berichten durchweg von einem geringeren manuellen Arbeitsaufwand im Kreditorenbuchhaltungsbereich, schnelleren Zahlungen an Lieferanten, verbesserten Bewertungen der Lieferantenbeziehungen sowie kürzeren Zyklen vom Kreditorenbuchhaltungsprozess bis zum Jahresabschluss – wodurch sich die Kreditorenbuchhaltung von einer Kostenstelle zu einem Hebel für das Betriebskapital wandelt.