ANA propose des économies garanties «
»
sur l'ensemble des dépenses liées aux services aux passagers

Un agent de négociation autonome (ANA) est un système logiciel basé sur l’intelligence artificielle qui mène de manière indépendante des négociations avec les fournisseurs pour le compte des équipes d’approvisionnement, sans intervention humaine. Merlin ANA de Zycus utilise une architecture d’IA multi-agents combinant la théorie des jeux et l’apprentissage par renforcement pour identifier les opportunités d’approvisionnement, engager les fournisseurs dans des négociations en plusieurs phases, collecter et évaluer les offres, puis attribuer les contrats — le tout dans le respect de cadres opérationnels prédéfinis. Il est spécialement conçu pour les dépenses de niche : ces achats à volume élevé mais de faible valeur qui représentent environ 20 % des dépenses de l’entreprise, mais qui mobilisent une part disproportionnée des ressources des services d’approvisionnement.

Les « dépenses de queue » désignent l’ensemble des achats de faible valeur et à fort volume qui ne relèvent pas des programmes d’approvisionnement stratégiques — pensez notamment aux fournitures MRO, aux consommables de bureau, aux services liés aux installations et aux achats ponctuels auprès de fournisseurs. Bien que les dépenses de queue représentent généralement 20 % des dépenses totales de l’entreprise, elles sont réparties entre 80 % des fournisseurs, ce qui les rend fragmentées, difficiles à suivre et pratiquement impossibles à optimiser manuellement. Les solutions traditionnelles telles que les cartes d’achat (P-cards), les modèles de BPO (externalisation des processus métier) et les agrégateurs de places de marché traitent le symptôme, mais pas la cause profonde. Conséquence : des dépenses non contrôlées, des lacunes en matière de conformité et des millions d’économies non réalisées. Merlin ANA résout ce problème en automatisant à grande échelle l’ensemble du cycle, de la recherche de fournisseurs à l’attribution des marchés, pour les dépenses de la « queue ».

Merlin ANA prend en charge toutes les catégories de dépenses indirectes ou « tail spend », notamment :

• MRO (Maintenance, Réparation et Exploitation) — pièces de rechange, fournitures industrielles, lubrifiants
• Gestion des installations — services de nettoyage, sécurité, chauffage, ventilation et climatisation (CVC), entretien des bâtiments
• Fournitures de bureau et consommables — articles de papeterie, périphériques informatiques, produits pour la cuisine
• Services aux professionnels et aux entreprises — recrutement de personnel temporaire, missions de conseil
• Logistique et services de messagerie
• Renouvellements dans le domaine de l'informatique et des logiciels (achats peu complexes et répétitifs)

Contrairement à ses concurrents qui se concentrent sur des catégories spécifiques, Merlin ANA applique des stratégies de négociation adaptées à chaque catégorie à l'ensemble des domaines de dépenses résiduelles.

Merlin ANA n'est ni un chatbot ni un script RPA basé sur des règles. Il s'agit d'un véritable système d'IA autonome, capable de prendre des décisions de manière dynamique. Contrairement à un chatbot qui se contente de répondre à des requêtes, ANA détecte de manière proactive les opportunités de négociation, prend de manière autonome l’initiative de contacter les fournisseurs, adapte ses stratégies de négociation en temps réel en fonction des réponses de ces derniers et conclut des accords — le tout sans intervention humaine. Contrairement à la RPA, qui suit des flux de travail rigides, Merlin ANA utilise l’apprentissage automatique et des modèles issus de la théorie des jeux pour optimiser simultanément plusieurs variables : prix, conditions de paiement, délais de livraison, exigences de qualité et indicateurs de développement durable.

Merlin ANA fonctionne grâce à un ensemble coordonné de sept agents d'IA spécialisés :

1. Agent de détection des opportunités — Analyse les dépenses résiduelles (via Merlin Intake ou l'exploration des dépenses) afin d'identifier les demandes d'achat (PR) pouvant faire l'objet d'une négociation autonome, en fonction de seuils de dépenses, de critères de déclenchement contractuels et de schémas de dépenses non conformes.

2. Agent de création d'événements — Génère automatiquement un événement d'approvisionnement à partir du communiqué de presse, enrichi des spécifications des articles, de l'historique des prix et des références du marché.

3. Agent de recommandation de fournisseurs — Sélectionne une liste restreinte de fournisseurs qualifiés et conformes en fonction de leurs antécédents de performance, de leurs scores de risque et de leurs données tarifaires — y compris l'identification de fournisseurs externes.

4. Responsable de la collecte des offres — Envoie les appels d'offres, recueille les réponses des fournisseurs, harmonise et valide les offres, et assure de manière autonome le suivi auprès des fournisseurs n'ayant pas répondu.

5. Agent de négociation autonome — Mène des négociations en plusieurs phases, à l'image de celles menées par des humains, en s'appuyant sur des contre-offres générées par l'IA, et en adaptant ses tactiques en fonction du comportement de chaque fournisseur afin d'optimiser le prix et les conditions.

6. Agent d'attribution — Il évalue et classe les offres en fonction de plusieurs paramètres, sélectionne le scénario d'attribution optimal et transmet la recommandation en vue de la création d'un bon de commande.

7. PR Sync Agent — Synchronise les tarifs et les conditions accordés avec la demande d'achat d'origine et le système S2P ou ERP associé, afin de permettre la génération fluide des bons de commande.

Merlin ANA est disponible en trois formules flexibles :

• ANA autonome — Solution dédiée à l'automatisation des dépenses secondaires, s'intégrant à n'importe quel système ERP/P2P existant
• ANA + Merlin Suite — ANA associée à Merlin Intake (achats conversationnels) et au module de gestion des fournisseurs pour un processus complet, de la réception des demandes à la négociation
• ANA + Zycus S2P — Intégration complète « de la source au paiement » avec la plateforme Zycus Merlin, idéale pour les organisations qui souhaitent transformer l'ensemble de leurs opérations d'approvisionnement

Merlin ANA utilise un modèle de tarification basé sur la consommation, adapté au volume des dépenses résiduelles, et non sur des licences par utilisateur. La tarification est calculée en fonction du nombre de bons de commande liés aux dépenses résiduelles traités chaque année. Le coût cible s’élève à environ 15 dollars par bon de commande, ce qui représente une réduction significative par rapport à la moyenne du secteur, comprise entre 200 et 500 dollars par bon de commande traité manuellement. Pour estimer votre investissement, Zycus a besoin de connaître le volume total de vos dépenses marginales ainsi que le nombre estimé de bons de commande liés à ces dépenses par an (vous pouvez également diviser le montant de vos dépenses marginales par 8 000 dollars américains pour obtenir une estimation rapide). Ce modèle garantit que les économies réalisées dépassent toujours largement les coûts de la plateforme.

Merlin ANA est particulièrement efficace dans les domaines suivants :

• Approvisionnement MRO — Automatisation des achats récurrents de pièces de rechange, de consommables et de fournitures de maintenance sur l'ensemble des sites de production
• Renouvellement des contrats de gestion des installations — Renégociation à grande échelle des contrats de nettoyage, de sécurité, de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que des services liés aux bâtiments, sur plusieurs sites
• Fournitures de bureau et informatiques — Approvisionnement et négociation en toute autonomie pour les achats récurrents de faible montant
• Passation de marchés de services — Gestion des contrats de services courants et peu complexes (messagerie, impression, restauration)
• Automatisation du renouvellement des contrats — Détection et renégociation des contrats fournisseurs arrivant à échéance avant leur renouvellement automatique à des conditions défavorables

Merlin ANA est conçu pour un déploiement rapide. Pour la version autonome de l’ANA (se connectant à un ERP existant), la configuration initiale et l’intégration prennent généralement entre 4 et 6 semaines. Le déploiement natif au sein de la suite Zycus S2P est encore plus rapide. Le processus de mise en service comprend la configuration des règles de catégories, des seuils de dépenses, des listes de fournisseurs, des paramètres de contrôle, ainsi que les tests d’intégration. Zycus fournit une assistance dédiée à la mise en œuvre et un guide d’intégration structuré.