Leitfaden zur indirekten Beschaffung 2026: Definition und bewährte Verfahren

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Unternehmen erkennen heutzutage zunehmend die zentrale Rolle der indirekten Beschaffung für die Steigerung der betrieblichen Effizienz und das Kostenmanagement. Im Gegensatz zur direkten Beschaffung, die sich unmittelbar auf die Produktion auswirkt, umfasst sie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigt werden, wie beispielsweise IT-Support, Marketing und Bürobedarf.

Ein großes Problem ist der Umgang mit den „Tail Spend“ – den kleineren, oft übersehenen Anschaffungen in verschiedenen Abteilungen, die zusammen einen erheblichen Teil der Unternehmensausgaben ausmachen. Ein Bericht von McKinsey hebt hervor, dass die indirekten Ausgaben seit 2011 jährlich um 7 % gestiegen sind, ihnen jedoch nach wie vor nicht die Aufmerksamkeit zuteilwird, die sie verdienen.

Diese Vernachlässigung bedeutet für Unternehmen eine verpasste Gelegenheit, Kosten zu senken, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und ihre Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern.

Angesichts der Schwierigkeiten bei der Bewältigung von „Tail-Spends“ stellt sich die Frage: Wie können Unternehmen die Vorteile der indirekten Beschaffung besser nutzen, um flexibler zu werden? Dieser Leitfaden zeigt Strategien und Erkenntnisse auf, mit denen sich diese Art von Beschaffungsherausforderungen in Chancen verwandeln lassen.

TL;DR

Die indirekte Beschaffung umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb unerlässlich sind – wie IT-Support, Marketing und Bürobedarf –, jedoch nicht direkt mit der Produktion verbunden sind.
Warum dies von Bedeutung ist: Indirekte Ausgaben machen bis zu 50 % der gesamten Beschaffungskosten aus. Eine unsachgemäße Verwaltung führt zu unkontrollierten Ausgaben, schlechten Lieferantenbeziehungen und versteckten Kosten.
Zentrale Herausforderungen: Mangelnde Transparenz bei den Ausgaben, dezentraler Einkauf, die Verwaltung zahlreicher Lieferanten sowie Verluste im Bereich der „Tail Spend“.
Bewährte Verfahren: Zentralisieren Sie die Beschaffung, führen Sie ein Kategoriemanagement ein, nutzen Sie E-Procurement-Tools, konsolidieren Sie Ihre Lieferanten und führen Sie regelmäßige Ausgabenanalysen durch.
So hilft Zycus: Mit KI-gestützten Lösungen wie „Spend Analysis“ und „Procure-to-Pay“ versetzt Zycus Unternehmen in die Lage, die Kontrolle über ihre indirekten Ausgaben zu erlangen, die Compliance zu verbessern und Einsparungen zu erzielen.

Was versteht man unter indirekter Beschaffung?

Die indirekte Beschaffung, auch indirekte Ausgaben genannt, umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Sie steht nicht in direktem Zusammenhang mit dem Hauptprodukt oder der Hauptdienstleistung eines Unternehmens. Dieser Prozess konzentriert sich auf die Beschaffung all dessen, was sonst noch erforderlich ist, damit der Geschäftsbetrieb reibungslos läuft.

Hier finden Sie eine kurze Darstellung eines Beispiels für eine indirekte Beschaffung:

Kategorie	Beispiele
Bürobedarf	Schreibwaren, Möbel, Computerzubehör
IT-bezogene Dienstleistungen	Softwarelizenzen, Hardware-Anschaffungen, IT-Supportleistungen
Professionelle Dienstleistungen	Rechtsberatung, Marketingagenturen, Beratungsunternehmen

Die Tabelle erläutert den indirekten Beschaffungsprozess anhand eines Beispiels, bei dem ein Unternehmen Software für seine IT-Abteilung beschafft, ein Beratungsunternehmen mit einer Marktanalyse beauftragt oder Büromöbel und Bürobedarf erwirbt.

Diese Aktivitäten generieren zwar keine direkten Einnahmen, unterstützen jedoch die Belegschaft des Unternehmens und ermöglichen einen effektiven Ablauf der Kerngeschäftsprozesse. Das Beispiel verdeutlicht die Bedeutung einer Strategie für den indirekten Einkauf als Unterstützungssystem, das die Belegschaft des Unternehmens stärkt und den reibungslosen Ablauf der Kerngeschäftsprozesse gewährleistet.

Zycus‘ Software für die indirekte Beschaffung

Ein Blick auf Beispiele für die indirekte Beschaffung

Die indirekte Beschaffung, das Herzstück jedes Geschäftsbetriebs, umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen, jedoch nicht direkt Bestandteil Ihres Endprodukts werden. Auch wenn die konkreten Anforderungen je nach Branche variieren, erhalten Sie hier einen Einblick in die vielfältige Welt dieser Beschaffungsform:

- Grundausstattung für Ihre Räumlichkeiten: Miete, Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas), Reinigungsdienste und Instandhaltungsmaterialien für Ihr Büro oder Ihren Arbeitsbereich.
- Die Ausstattung der Mitarbeiter sicherstellen: Büromöbel, Computer, Drucker, Software-Abonnements sowie Büromaterial wie Papier, Toner und das Nötigste für den Pausenraum.
- Operative Unterstützung: Marketing- und Werbedienstleistungen, Reisekosten für Geschäftsreisen und Konferenzen, Rechts- und Buchhaltungskosten sowie Weiterbildungsmaßnahmen für Ihr Team.
- Technologie-Stack und Dienstleistungen: Cloud -Speicherlösungen, Internetdienstanbieter (ISPs), Cybersicherheitssoftware und IT-Support-Dienstleistungen zur Wartung Ihrer technologischen Infrastruktur.
- MRO (Wartung, Reparatur und Betrieb): Ersatzteile, Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien, die für die laufende Wartung und Reparatur von Anlagen benötigt werden.

Eine effektive Steuerung dieser indirekten Einkäufe kann sich erheblich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Durch den Einsatz strategischer Beschaffungs- und Verhandlungstechniken können Sie sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Beschaffungsausgaben ziehen.

Indirekte Beschaffung: Wie wirkt sie sich auf die Rentabilität eines Unternehmens aus?

Die Auswirkungen der Beschaffung von Indirektmaterial auf die Rentabilität eines Unternehmens werden häufig von der direkten Beschaffung von Rohstoffen und Kernleistungen überschattet. Trotz ihrer indirekten Rolle bei der Produktherstellung oder der Erbringung von Dienstleistungen ist die Beschaffung von Indirektmaterial von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen und effizienten Geschäftsbetriebs.

Der indirekte Einkauf macht einen erheblichen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. Durch strategisches Sourcing, die Aushandlung günstigerer Konditionen mit Lieferanten und die Zusammenführung von Lieferanten zur Erzielung besserer Preise können Unternehmen diese Kosten erheblich senken. Diese Einsparungen wirken sich direkt positiv auf das Geschäftsergebnis aus und steigern die Gesamtrentabilität.
Dies führt durch eine gesteigerte betriebliche Effizienz zur Rentabilität des Unternehmens. Durch die Optimierung des Beschaffungsprozesses reduziert die Strategie für die Beschaffung indirekter Güter den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beschaffung indirekter Güter. Dadurch können Unternehmen mehr Ressourcen für Kernaktivitäten einsetzen, die Umsatz und Wachstum vorantreiben.
Die Risikominderung ist ein weiterer entscheidender Aspekt dieser Art der Beschaffung. Ein effektives Management der indirekten Beschaffung hilft Unternehmen dabei, eine übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten zu vermeiden, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Störungen in der Lieferkette zu verhindern. Dieser proaktive Ansatz im Risikomanagement schützt die Unternehmen vor potenziellen Verlusten und Reputationsschäden und trägt so zur langfristigen Rentabilität bei.

4 unverzichtbare Strategien für den Erfolg im indirekten Einkauf

Der Weg zu Spitzenleistungen im Beschaffungswesen erfordert ein durchdachtes Vorgehen. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Strategien für die Beschaffung von Nicht-Einsatzgütern aufgeführt. Diese Strategien können die betriebliche Effizienz und das Geschäftsergebnis eines Unternehmens erheblich verbessern.

1. Zentralisierung der indirekten Beschaffungsprozesse

Die Zentralisierung der Abläufe im indirekten Beschaffungsprozess verbessert die Transparenz und Kontrolle und ermöglicht es Unternehmen, ihre gemeinsame Kaufkraft zu nutzen, Abläufe zu rationalisieren und bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln. Dieser einheitliche Ansatz führt zu Kostensenkungen, einer verbesserten Compliance und strategischen Erkenntnissen aus der Analyse konsolidierter Daten und ebnet den Weg für weitere Optimierungen.

Weiterlesen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beherrschung des indirekten Beschaffungsprozesses

2. Einsatz von Technologie im indirekten Beschaffungswesen

E-Procurement-Tools und fortschrittliche Analysemethoden transformieren Ihre Beschaffung, indem sie Prozesse automatisieren und Ihnen in Echtzeit einen Überblick über Ihre Ausgaben verschaffen. Diese Technologien erleichtern die strategische Entscheidungsfindung und ermöglichen es Beschaffungsunternehmen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung schnell zu erkennen und zu nutzen sowie sich so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

3. Lieferantenmanagement und strategische Beschaffung

Strategische Beschaffung und ein solides Lieferantenmanagement sind entscheidend für die Optimierung der Abläufe im indirekten Beschaffungsprozess. Der Aufbau starker Lieferantenbeziehungen und die systematische Bewertung des Lieferantenstamms können Möglichkeiten zur Kosteneinsparung eröffnen, die Qualität verbessern und die Zuverlässigkeit der Lieferkette gewährleisten. Ein strategischer Ansatz bei der Lieferantenbindung mindert zudem Risiken und fördert die Nachhaltigkeit.

4. Umsetzung eines maßgeschneiderten Kategoriemanagements

Durch die Umsetzung maßgeschneiderter Strategien für verschiedene Kategorien indirekter Ausgaben werden die jeweiligen besonderen Anforderungen berücksichtigt, wodurch die Effizienz der Beschaffung in jedem Bereich maximiert wird. Dies kann unter anderem die Konsolidierung von Lieferanten, bessere Verhandlungsbedingungen oder spezialisierte Beschaffungsprozesse umfassen. Eine strategische Fokussierung der Maßnahmen auf die einzelnen Kategorien führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und operativen Vorteilen für Beschaffungsunternehmen.

Lesen Sie mehr dazu unter: Einsatz generativer KI im Kategoriemanagement für den Einkauf

Die Herausforderungen der indirekten Beschaffung mühelos verstehen

Obwohl der indirekte Einkauf einen beträchtlichen Anteil an den Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmacht, stellt er das Management vor besondere Herausforderungen. Um den indirekten Einkauf reibungslos zu verwalten, müssen Sie die folgenden entscheidenden Herausforderungen angehen:

1. Fehlende Transparenz und fehlende Ausgabendaten

Eines der größten Hindernisse bei der Steuerung des indirekten Einkaufs ist der mangelnde Einblick in Ausgabemuster und -daten. Diese Herausforderung wird durch den dezentralen Einkauf in verschiedenen Abteilungen noch verschärft, was zu fragmentierten Lieferantenbeziehungen und uneinheitlichen Ausgabendaten führt. Infolgedessen haben Unternehmen Schwierigkeiten, Ausgabendaten effektiv zu bündeln und zu analysieren, wodurch ihnen Möglichkeiten zur Konsolidierung und zu Einsparungen entgehen.

2. Unkonventionelle Ausgaben

Unkoordinierte Ausgaben – also Anschaffungen, die außerhalb vereinbarter Verträge getätigt werden – können Beschaffungsstrategien erheblich untergraben. Dies ist häufig auf eine fehlende zentrale Kontrolle und klare Ausgaberichtlinien zurückzuführen, was zu nicht genehmigten Ausgaben führt, bei denen ausgehandelte Verträge und Mengenrabatte umgangen werden, was letztendlich die Kosten in die Höhe treibt.

3. Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten

Die indirekte Beschaffung umfasst in der Regel ein breit gefächertes Spektrum an Produkten und Dienstleistungen, was Unternehmen dazu zwingt, die Beziehungen zu zahlreichen Lieferanten zu verwalten. Dazu gehören verschiedene Kategorien wie Bürobedarf, IT-Dienstleistungen, Wartung, Versorgungsleistungen und Personalwesen. Diese Fragmentierung kann Verhandlungen, das Vertragsmanagement und die Leistungsüberwachung erschweren.

Bewährte Verfahren für die indirekte Beschaffung

Der indirekte Einkauf, der alles von Büromaterial bis hin zu Reisekosten umfasst, steht oft im Schatten des direkten Materialeinkaufs. Doch diese scheinbar kleinen Anschaffungen können erhebliche Kosten verursachen, wenn sie nicht effizient verwaltet werden. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren für den Einkauf, mit denen Sie Ihren indirekten Einkaufsprozess optimieren können:

1. Kategorie-Management:

Gruppieren Sie ähnliche indirekte Waren und Dienstleistungen in Kategorien (z. B. Büromöbel, IT-Ausstattung). Dies ermöglicht standardisierte Spezifikationen, Mengenrabatte bei bevorzugten Lieferanten und eine einfachere Ausgabenanalyse.

2. Technologie nutzen:

Investieren Sie in E-Procurement-Plattformen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Genehmigungsverfahren zu optimieren und die Datenerfassung zu verbessern. Diese Plattformen können zudem Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeiter bieten und so die Arbeitsbelastung des Beschaffungsteams verringern.

3. Standardisieren und konsolidieren:

Fördern Sie nach Möglichkeit standardisierte Einkäufe innerhalb einer Kategorie. Dies senkt die durch die Produktvielfalt bedingten Kosten und vereinfacht das Lieferantenmanagement. Erwägen Sie eine Zusammenlegung der Lieferanten für Kategorien mit hohem Einkaufsvolumen, um bessere Preise und Konditionen auszuhandeln.

4. Einführung einer Ausgabenanalyse:

Analysieren Sie regelmäßig die Daten zu den indirekten Ausgaben, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Achten Sie dabei auf Bereiche mit hohen Ausgaben, nicht genehmigte Einkäufe (Käufe außerhalb der genehmigten Kanäle) sowie potenzielle Möglichkeiten zur Neuverhandlung von Verträgen.

5. Legen Sie Wert auf Qualität, nicht nur auf den Preis:

Auch wenn die Kosten eine wichtige Rolle spielen, sollten Sie bei Ihren Kaufentscheidungen Faktoren wie Qualität, Serviceleistungen und die Zuverlässigkeit des Lieferanten berücksichtigen. Manchmal können etwas höhere Anschaffungskosten langfristig zu Einsparungen führen, da sich der Wartungsaufwand verringert oder weniger Gewährleistungsansprüche entstehen.

Durch die Umsetzung dieser bewährten Verfahren können Unternehmen ihre Strategie für den indirekten Einkauf erheblich verbessern und so Kosteneinsparungen, eine gesteigerte betriebliche Effizienz sowie eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben erzielen.

Indirekte Beschaffung meistern: Wie kann Zycus dabei helfen?

Um den Komplexitäten der indirekten Beschaffung gerecht zu werden, ist ein kombinierter Ansatz aus strategischer Steuerung und innovativer Technologie erforderlich.

Zycus hat als führendes Unternehmen im Bereich des kognitiven Beschaffungswesens mithilfe seiner fortschrittlichen Softwarelösungen eine Reihe von Best Practices entwickelt. Die Dienstleistungen des Unternehmens im Bereich der indirekten Beschaffung sind darauf ausgelegt, Unternehmen die Erkenntnisse und Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um die möglichen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung indirekter Ausgaben zu meistern.
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für den indirekten Einkauf, mit denen Sie Ihre Beschaffungsabteilung zu einer strategischen, wertschöpfenden Funktion innerhalb Ihres Unternehmens machen können.

Einsatz fortschrittlicher Tools: Die KI-gestützte Lösung zur Ausgabenanalyse von Zycus bietet tiefgehende Einblicke in Ausgabeverhalten und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben effektiver zu kategorisieren und zu verwalten. Diese Transparenz ist entscheidend für die Identifizierung von Einsparpotenzialen und die Optimierung der Ausgaben.
Geführte Beschaffung und Vertragsbindung: Durch die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses mithilfe von Funktionen zur geführten Beschaffung und die Gewährleistung der Compliance durch Mechanismen zur Vertragsbindung optimiert die Procure-to-Pay-Software (P2P) von Zycus die Beschaffungsaktivitäten. Dies kann dazu beitragen, dass Einkäufe im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und Verträgen stehen.
Funktionsübergreifende Teams zur Abstimmung der Interessengruppen: Die Förderung der Bildung funktionsübergreifender Teams trägt dazu bei, die unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen aufeinander abzustimmen. Dies stellt sicher, dass die Beschaffungsstrategien umfassend sind und die Anforderungen aller Geschäftsbereiche berücksichtigen.
Steuerung und Realisierung von Einsparungen: Ein strukturiertes Steuerungsmodell unterstützt die strategische Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten. Es stellt sicher, dass Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisiert und in der finanziellen Leistung des Unternehmens widerspiegelt werden.

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Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Was ist indirekte Beschaffung?
Indirekte Beschaffung bezeichnet die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die den täglichen Geschäftsbetrieb eines Unternehmens unterstützen, aber nicht direkt an der Herstellung der Kernprodukte oder -dienstleistungen des Unternehmens beteiligt sind. Beispiele hierfür sind Bürobedarf, IT-Dienstleistungen, Gebäudemanagement und Marketingdienstleistungen.

Frage 2: Worin unterscheidet sich die indirekte Beschaffung von der direkten Beschaffung?
Bei der direkten Beschaffung handelt es sich um Materialien und Dienstleistungen, die unmittelbar zu den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens beitragen, während die indirekte Beschaffung den betrieblichen Bedarf abdeckt, der den Geschäftsbetrieb aufrechterhält.

Frage 3: Warum ist die Steuerung der indirekten Beschaffung wichtig?
Ein effektives Management der indirekten Beschaffung trägt dazu bei, Kosten zu senken, unkontrollierte Ausgaben zu vermeiden, die Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Frage 4: Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der indirekten Beschaffung?
Zu den Herausforderungen zählen mangelnde Transparenz bei den Ausgaben, dezentraler Einkauf, Verluste im Bereich der „Tail Spend“ sowie die Verwaltung zahlreicher Lieferantenverträge über verschiedene Abteilungen hinweg.

Frage 5: Wie können Unternehmen ihre Strategie für den indirekten Einkauf optimieren?
Durch die Zentralisierung von Prozessen, den Einsatz von E-Procurement-Tools, die Einführung von Category Management sowie die Durchführung regelmäßiger Ausgabenanalysen zur Ermittlung von Einsparpotenzialen.

Frage 6: Was versteht man unter „Tail Spend“ im indirekten Beschaffungswesen?
Der Begriff „Tail Spend“ bezeichnet unkontrollierte, geringwertige Anschaffungen in verschiedenen Abteilungen, die zusammen einen erheblichen Anteil der indirekten Ausgaben ausmachen und häufig keiner Aufsicht unterliegen.

Frage 7: Wie unterstützt Zycus das Management der indirekten Beschaffung?
Die KI-gestützten Lösungen von Zycus zentralisieren das Ausgabenmanagement, automatisieren Arbeitsabläufe, verbessern die Einhaltung von Lieferantenvorschriften und liefern umsetzbare Erkenntnisse für eine intelligentere Entscheidungsfindung.

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