Guide d'analyse des dépenses 2026 : processus, exemples et avantages

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En bref

Dans un modèle d’approvisionnement « de l’entrée aux résultats » (I2O), l’analyse des dépenses constitue l’un des résultats clés : elle aide les équipes chargées des achats à collecter, nettoyer, classer et analyser les données relatives aux dépenses afin d’améliorer la visibilité, de réduire les coûts et de gérer les risques.

Les achats décentralisés, le manque de cohérence des données et le classement manuel rendent l’analyse traditionnelle des dépenses lente et source d’erreurs.

Le processus d’analyse des dépenses comprend la collecte, le nettoyage, la normalisation, la catégorisation, l’analyse et le suivi continu des données.

L’analyse des dépenses permet de réaliser des économies, d’améliorer les processus, de maîtriser les dépenses non conformes, de renforcer votre position dans les négociations avec les fournisseurs et d’atténuer les risques.

Les dépenses indirectes offrent un potentiel d’économies plus important que les dépenses directes, mais elles sont souvent négligées.

Les outils d’analyse des dépenses basés sur l’IA offrent une classification précise, une visibilité globale, des analyses automatisées et une identification plus rapide des économies possibles.

Qu’est-ce que l’analyse des dépenses ?

Dans un environnement d’approvisionnement « agentique », l’analyse des dépenses n’est pas seulement un exercice rétrospectif ; c’est l’un des résultats clés qu’une plateforme « Intake-to-Outcomes » (I2O) est conçue pour fournir. L’IA agentique transforme l’exécution continue des achats en informations exploitables en temps réel, ce qui correspond précisément à l’objectif ultime d’une analyse efficace des dépenses.

L’analyse des dépenses est le processus par lequel le service des achats collecte, nettoie, classe et analyse les données historiques relatives aux dépenses en produits et services.

Ces données sont collectées et agrégées à l’échelle de l’ensemble de l’organisation, puis classées par utilisateurs, fournisseurs, catégories d’articles, unités opérationnelles, zones géographiques, divisions internes de l’entreprise, etc.

Ce guide consacré à l’analyse des dépenses peut aider les grandes entreprises à identifier les possibilités de réduire leurs coûts, d’améliorer leur efficacité et de limiter les risques.

Il s’agit de savoir comment, à quoi et où l’argent est dépensé.

L’ évolution de l’analyse des dépenses.

Au cours des dernières décennies, le service des achats de nombreuses organisations est passé d’une fonction essentiellement logistique (qui se contentait d’exécuter les achats à la demande des responsables budgétaires) à une fonction plus stratégique, chargée d’accompagner les dirigeants et les responsables budgétaires afin d’optimiser la valeur générée par les dépenses de l’organisation.

Il s’agit de mettre en place, au sein du service des achats, un processus proactif parallèlement au processus réactif, qui reste nécessaire, consistant à répondre aux demandes des responsables budgétaires.

L’analyse des dépenses est l’un des principaux outils auxquels recourent les services d’achats dans le cadre de ce processus parallèle afin d’identifier de manière proactive les possibilités d’optimisation de leurs structures.

Pourquoi l’analyse des dépenses est-elle importante ?

Dans de nombreuses grandes entreprises, la fonction achats a toujours été décentralisée, ce qui rend très difficile l’obtention d’un ensemble de données unique, consolidé et cohérent sur les dépenses de l’entreprise dans l’ensemble des zones géographiques, des divisions et des services.

Les données provenant de différentes régions comportent souvent, dans les descriptions des articles, des textes obscurs, abrégés ou mal orthographiés.

Différentes langues et devises

Un codage des catégories ou des conventions de dénomination des fournisseurs incohérents,

Codes comptables incorrects, incohérents ou en double pour un même article selon les zones géographiques

Taxonomie de classification inefficace/incohérente

La classification manuelle, fondée sur des règles, qui est la plus courante, s’avère fastidieuse, exigeante en main-d’œuvre et source d’erreurs ; elle aboutit à des analyses de mauvaise qualité, car les données utilisées sont de mauvaise qualité.

Consultez notre blog sur : L’analyse des achats ouvre la voie à l’avenir des achats.

Comment réaliser une analyse des dépenses ?

Comme pour tout autre processus, la première étape consiste à définir l’objectif. Que souhaitez-vous obtenir grâce à votre analyse des dépenses ? Cherchez-vous à réduire les coûts, à améliorer l’efficacité ou à limiter les risques ? Une fois vos objectifs clairement définis, vous pourrez adapter le reste du processus en conséquence. Ce guide complet sur l’analyse des dépenses répondra à toutes vos questions.

Étapes du processus d’analyse des dépenses

Identifiez toutes les sources disponibles pour vos données de dépenses, provenant de l’ensemble de vos services, sites et divisions. Cela inclut la comptabilité fournisseurs, le grand livre, les cartes d’achat (P-Card), les systèmes d’approvisionnement en ligne, etc.

Rassemblez et regroupez toutes vos données de dépenses dans une base de données centrale. Cela peut s’avérer difficile si vos données sont disponibles dans différents formats, différentes langues et différentes devises.

Nettoyer Nettoyez vos données. Cela implique notamment de repérer et de corriger les erreurs dans les descriptions et les transactions, ainsi que d’harmoniser les données relatives aux dépenses afin d’en faciliter la consultation.

Normalisezvos fournisseurs afin d’optimiser la gestion de ceux-ci. Les achats effectués auprès d’IBM, d’IBM Corp. ou de Cognos doivent tous être regroupés, car il s’agit du même fournisseur.

Classez vos dépenses. Que vous utilisiez l’UNSPSC, eClass ou vos propres catégories spécifiques à votre entreprise, vous devez être en mesure de déterminer où votre argent est dépensé. Les fournitures de bureau, les frais de déplacement liés au marketing, les frais juridiques, ainsi que les dépenses directes et indirectes doivent tous être classés de manière appropriée.

Analysez vos données de dépenses. Assurez-vous d’avoir négocié les meilleures conditions contractuelles avec chaque fournisseur, maintenant que l’ensemble de vos dépenses est identifié par fournisseur. Veillez à ce que tous vos acheteurs s’approvisionnent auprès des fournisseurs privilégiés. Réduisez le nombre de fournisseurs par catégorie.

Répétez. Réaliser une analyse des dépenses une première fois constitue un excellent point de départ pour identifier des économies, mais vous devez actualiser vos données en permanence afin de vous assurer que les conditions contractuelles sont respectées, que les acheteurs s’approvisionnent auprès des fournisseurs privilégiés et que les opportunités d’économies sont bien identifiées.

Voici une approche en 4 étapes pour mener à bien votre analyse des dépenses.

Exemple d’analyse des dépenses

Examinons un exemple concret illustrant en quoi l’analyse des dépenses peut apporter un avantage considérable à une organisation. Imaginez une entreprise manufacturière de taille moyenne confrontée à une hausse de ses coûts et cherchant à améliorer sa stratégie d’approvisionnement. L’équipe chargée des achats de cette entreprise décide de mettre en œuvre une analyse des dépenses afin d’identifier des économies potentielles et de gagner en efficacité.

Étape 1 : Collecte des données

L’équipe commence par collecter des données provenant de diverses sources, notamment les bons de commande, les factures et les contrats avec les fournisseurs. Ces données couvrent plusieurs catégories, telles que les matières premières, les fournitures de bureau et la logistique.

Étape 2 : Nettoyage et classification des données

L’équipe procède ensuite au nettoyage des données afin d’en garantir l’exactitude et la cohérence. Les doublons, les erreurs et les incohérences sont corrigés. Les données sont ensuite classées en catégories et sous-catégories, ce qui facilite leur analyse et leur comparaison.

Étape 3 : Analyse des dépenses

À partir de données propres et classées, l’équipe utilise des outils d’analyse des dépenses pour générer des rapports et des visualisations. Elle identifie ainsi des tendances, telles que les catégories présentant les dépenses les plus élevées et les fournisseurs les plus fréquemment sollicités. Elle constate par exemple que 40 % de ses dépenses en matières premières sont concentrées chez trois fournisseurs.

Étape 4 : Perspectives et opportunités

L’analyse met en évidence plusieurs possibilités de réduction des coûts. L’équipe constate que le regroupement des commandes auprès des fournisseurs privilégiés pourrait permettre de bénéficier de remises sur volume. Elle identifie également quelques fournisseurs dont les prix sont plus élevés que ceux d’autres fournisseurs proposant des produits de qualité similaire.

Étape 5 : Stratégies concrètes

Sur la base de ces informations, l’entreprise négocie de meilleures conditions avec ses principaux fournisseurs, regroupe ses commandes et recherche d’autres fournisseurs afin d’obtenir de meilleurs tarifs. Elle parvient ainsi à réduire ses coûts d’approvisionnement de 15 % dès la première année.

En quoi l’analyse des dépenses vous aidera-t-elle à atteindre vos objectifs ?

Le processus d’analyse des dépenses vous aidera, vous et votre équipe, à…

Réaliser des économies : À l’heure actuelle, chacun est appelé à faire plus avec moins. On vous demande de réaliser des économies tout en continuant à fournir à vos parties prenantes (clients internes et vos administrés) les mêmes biens et services. Les possibilités de négociation avec vos fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions possibles sont limitées. L’analyse des dépenses vous offre une excellente aperçu de vos données de dépenses et peut vous aider à identifier des opportunités dont vous ignoriez l’existence.

Améliorer les processus : Les données issues de l’analyse des dépenses vous permettront de prendre une décision éclairée sur la manière dont les processus au sein de votre organisation pourraient être améliorés. Qu’il s’agisse de la mise en place d’un système d’approvisionnement en ligne, d’une meilleure utilisation des cartes d’achat ou de la consolidation des factures auprès de fournisseurs individuels, les données issues de l’analyse des dépenses vous aident à identifier ces opportunités.

Gestion des dépenses non conformes : Tout le monde met en place des contrats, mais une fois signés, ceux-ci ont tendance à être relégués dans un classeur ou un système d’archivage électronique, pour n’être consultés qu’en cas de problème ou lorsque le contrat est sur le point d’expirer.L’analyse des dépenses vous permettra de suivre ces contrats et d’identifier les dépenses engagées auprès de fournisseurs non contractuels dans les catégories où un contrat est disponible, ou dans celles où il existe peut-être un trop grand nombre de fournisseurs sans qu’aucun contrat ne soit en vigueur.

Gestion des relations avec les fournisseurs : En règle générale, vos fournisseurs en savent davantage que vous sur le montant et la nature de vos dépenses auprès d’eux. L’analyse des dépenses peut contribuer à corriger ce déséquilibre à plusieurs égards.Lorsque vient le moment de négocier un nouveau contrat avec un fournisseur, le fait d’avoir réalisé une analyse complète de vos dépenses vous fournira davantage d’informations sur vos dépenses auprès de ce fournisseur spécifique et pourra également vous donner un aperçu du montant que vous dépensez auprès de ses concurrents, ce que votre fournisseur ignore. À lire ici : Guide pratique de l’analyse des dépenses fournisseurs : optimiser la gestion des fournisseurs

Gérer les risques : Dans certains cas, le fournisseur peut progressivement en venir à dépendre excessivement de votre organisation pour son chiffre d’affaires annuel. Une part trop importante de vos dépenses auprès d’un seul fournisseur peut présenter un risque à deux égards. Premièrement, s’il dépend de vos achats et que vous prenez la décision commerciale de ne plus vous approvisionner auprès de lui, il pourrait potentiellement faire faillite, ce qui entraînerait un problème de relations publiques, même si la décision d’achat en elle-même était la bonne ; cela pourrait se traduire par des retours négatifs ou une mauvaise publicité pour votre entreprise.
D’autre part, si vous dépendez trop d’un seul fournisseur et que celui-ci cesse ses activités pour d’autres raisons, votre organisation pourrait se retrouver privée des biens ou services essentiels dont vous avez besoin.
À lire ici : Guide complet de la gestion des risques liés aux fournisseurs

S’approvisionner davantage au niveau local : Les données relatives aux dépenses, enrichies d’informations géographiques, vous permettent de comprendre le montant que vous dépensez actuellement au niveau local, puis de prendre les mesures qui s’imposent. Trop souvent, les équipes chargées des marchés publics sont critiquées pour ne pas dépenser suffisamment auprès des entreprises locales, sans que personne ne sache réellement quel montant est dépensé auprès de ces dernières ni à quelles fins.
Quelle que soit votre position sur les préférences ou les aides à l’investissement, disposer d’informations précises peut s’avérer déterminant pour asseoir votre crédibilité.

Mais l’analyse manuelle des dépenses présente ses propres difficultés

Incohérences dans les relevés de dépenses :

Sources de données disparates

Conventions de dénomination des fournisseurs incohérentes

Données inexactes et incomplètes

Impossibilité d’extraire des données

Différentes langues sur les sites internationaux

Incapacité à identifier les possibilités d’économies :

Processus fastidieux consistant à identifier les économies possibles parmi une multitude de rapports

Manque de connaissances sur les tendances du secteur ou les informations relatives au marché

Erreurs dans les rapports :

Plusieurs normes comptables

Capacités insuffisantes en matière de reporting
(principalement au niveau des fournisseurs ou des catégories)

Classification peu fiable :

Plusieurs codes GL pour un même article

Schéma de classification inefficace

Processus de classification nécessitant beaucoup de main-d’œuvre

Manque d’expertise en matière de matières premières

Quels sont les besoins du marché ? :

Classification basée sur l’intelligence artificielle

Création d’une taxonomie hybride sur mesure

Fonctionnalités d’extraction de données flexibles

Des rapports et des tableaux de bord intuitifs pour une visibilité détaillée sur les dépenses

Une visualisation intuitive des données à des fins d’analyse

Identification automatisée des opportunités d’économies

Quand l’IA agentique boucle la boucle : découvrez Merlin

Les défis mentionnés ci-dessus — données incohérentes, rapports erronés, classification peu fiable — ont tous une cause commune : une analyse des dépenses qui se limite à la production de rapports, sans donner lieu à des mesures concrètes sur la base des résultats obtenus.

La plateforme d’IA « Merlin Agentic » de Zycus change la donne. L’agent de classification des dépenses Merlin nettoie et catégorise en continu les données de dépenses avec une précision pouvant atteindre 97 %. L’agent « Merlin Analytics » met en évidence les anomalies et prévoit les tendances en temps réel. Et comme chaque agent Merlin est intégré de manière native à la plateforme « Intake-to-Outcomes » de Zycus, les informations sont directement transmises aux équipes chargées de la recherche de fournisseurs, des contrats et des négociations : pas de transfert de tâches, pas de logiciel intermédiaire, pas de délai entre l’analyse et l’action.

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Importance de l’analyse globale des dépenses

Chaque fois que vous limitez la portée de votre analyse à une subdivision de l’organisation, il est important de garder à l’esprit que les dépenses associées à cette subdivision peuvent ne pas être représentatives de l’organisation dans son ensemble.

Par conséquent, les mesures prioritaires que vous identifiez pour améliorer la performance sociale, environnementale et économique des dépenses de cette collectivité locale ne sont peut-être pas les actions les plus stratégiques pour améliorer la performance des dépenses de l’ensemble de l’organisation.

Quelques termes clés à connaître

Dépenses directes vs dépenses indirectes

Approvisionnement direct : Désigne les achats de biens et de services qui sont directement intégrés à un produit en cours de fabrication. Il s’agit par exemple des matières premières, des services de fabrication sous-traités, des composants, du matériel, etc.

Pour en savoir plus : Guide des achats directs à l’ère du numérique

Les dépenses indirectes sont gérées avec soin depuis des années et, en moyenne, le potentiel d’économies sur les dépenses directes n’est que de 3 %. Même si les dépenses directes représentent 50 % des dépenses totales, cela signifie que le potentiel d’économies total sur les dépenses directes n’est que de 1,5 %.

Achats indirects : désigne les achats de biens et de services qui ne sont pas directement intégrés dans un produit en cours de fabrication. Il s’agit par exemple d’ordinateurs, de lunettes de protection, de formulaires imprimés, de fournitures de bureau, de services de nettoyage, de matériel, de mobilier, etc.

Si les dépenses indirectes représentent 20 % du chiffre d’affaires et que le potentiel d’économies s’élève à 10 %, l’entreprise peut rapidement réduire ses coûts de 2 % en s’attaquant à ces dépenses indirectes.

Dépenses directes et indirectes (du point de vue des achats) :

Les domaines liés aux dépenses indirectes offrent un potentiel d’amélioration plus important, souvent plus facile à concrétiser.

Ces dépenses non stratégiques passent facilement inaperçues.

L’absence de suivi conduit souvent à une gestion non professionnelle de ces catégories, ce qui se traduit par un manque de visibilité et de contrôle.

Cela peut représenter un coût très important pour une entreprise, car les dépenses indirectes représentent généralement entre 13,5 % et 22 % du chiffre d’affaires, selon le secteur d’activité.

En moyenne, 12 % des économies négociées sur les catégories de dépenses indirectes sont perdues parce que les tarifs convenus dans les contrats n’ont pas été respectés.

Les entreprises de niveau mondial affichent des coûts liés aux processus d’approvisionnement indirects inférieurs de 45 % à ceux de leurs concurrents, en plus de coûts de produits et de services moins élevés.

Guide pour optimiser les économies grâce à la gestion des dépenses indirectes

Avantages de l’analyse automatisée des dépenses :

L’analyse avancée des dépenses peuvent faciliter une extraction rapide, flexible et reproductible des données relatives aux dépenses. Outre cet avantage, l’automatisation du processus d’analyse des dépenses présente de nombreux autres atouts

Visibilité globale sur les dépenses.

Une vision précise, détaillée, cohérente et actualisée des dépenses. – Une vision des dépenses qui s’adapte aux évolutions de l’activité et du marché.

Statistiques de fréquentation qui s’adaptent aux évolutions de votre activité et du marché.

Créez des rapports complets et exportables en un clin d’œil.

Un aperçu rapide et un accès facile aux informations pertinentes.

Une harmonisation cohérente des activités professionnelles avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Amélioration de la qualité des données et réduction des dépenses non contrôlées.

Identification et hiérarchisation rapides et simples des opportunités.

Intégration aisée de la gestion des dépenses avec d’autres modules d’approvisionnement, les ERP et les informations de marché externes.

Consultez notre blog sur : Comment l’analyse automatisée des dépenses révolutionne les stratégies d’approvisionnement

Quelques conseils supplémentaires pour réussir l’analyse des dépenses

Obtenir l’adhésion des parties prenantes : Le soutien de la direction peut être déterminant pour la réussite de l’analyse des dépenses au sein de l’organisation. L’organisation de réunions de lancement visant à faire comprendre à chacun l’objectif de cette analyse peut contribuer à obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’organisation à ces objectifs.

Veillez à ce que la qualité des données soit optimale : Les résultats de votre analyse des dépenses dépendront de la qualité des données traitées. Veillez à ce que vos données soient exactes, complètes et à jour.

Utilisez des outils innovants pour obtenir des résultats précis : Un outil d’analyse des dépenses basé sur l’IA peut vous aider à classer les données avec une précision optimale. Il peut également vous permettre d’automatiser bon nombre de tâches opérationnelles manuelles, ce qui vous fera gagner du temps et vous épargnera des efforts.

Tirez parti de ces informations pour passer à l’action : Ne laissez pas ces données rester lettre morte. Veillez à prendre les mesures qui s’imposent. Obtenez des résultats concrets en mettant en œuvre les recommandations visant à réduire les coûts, à améliorer l’efficacité et à atténuer les risques.

Logiciel d’analyse des dépenses Zycus : Zycus Analyse des dépenses révolutionne l’analyse des dépenses en permettant d’exploiter facilement les opportunités d’économies, de réduire au minimum les dépenses non conformes et d’identifier des sources d’économies grâce à des stratégies prêtes à l’emploi.

Logiciel d’analyse des dépenses Zycus

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Foire aux questions

Q1. Qu’est-ce que l’analyse des dépenses dans le domaine des achats ?
L’analyse des dépenses consiste à collecter, nettoyer, classer et analyser les données relatives aux dépenses d’achat afin d’identifier les possibilités de réduction des coûts, d’améliorer l’efficacité et de réduire les risques.

Q2. Pourquoi l’analyse des dépenses est-elle importante pour les grandes entreprises ?
Les grandes entreprises ont des services achats décentralisés et des données hétérogènes. L’analyse des dépenses offre une vue d’ensemble unifiée des dépenses, ce qui permet un meilleur contrôle, une meilleure conformité et la prise de décisions stratégiques en matière d’approvisionnement.

Q3. Quelles sont les étapes clés du processus d’analyse des dépenses ?
Les étapes clés consistent notamment à identifier les sources de données, à regrouper les données relatives aux dépenses, à nettoyer et normaliser les données relatives aux fournisseurs, à classer les dépenses par catégorie, à analyser les tendances et à mettre à jour en permanence les informations tirées de ces analyses.

Q4. Quels sont les défis auxquels les organisations sont confrontées en matière d’analyse manuelle des dépenses ?
Parmi les défis courants, on peut citer le manque de cohérence des données, une classification peu fiable, des rapports erronés, une visibilité limitée et la difficulté à identifier les possibilités d’économies.

Q5. Quelle est la différence entre les dépenses directes et les dépenses indirectes dans le cadre d’une analyse des dépenses ?
Les dépenses directes concernent les biens utilisés dans la production, tandis que les dépenses indirectes englobent les achats non liés à la production, tels que les technologies de l’information, les déplacements et les fournitures de bureau, qui présentent souvent un potentiel d’économies plus important.

Q6. En quoi l’IA améliore-t-elle l’analyse des dépenses ?
L’IA améliore l’analyse des dépenses grâce à la classification automatisée, au traitement des données non structurées, à une plus grande précision, à des informations plus rapides et à un apprentissage continu à partir des tendances mondiales en matière de dépenses.

Q7. Quels sont les avantages de l’analyse automatisée des dépenses ?
L’analyse automatisée des dépenses offre une visibilité globale, des rapports précis, une réduction des dépenses non contrôlées, une identification plus rapide des opportunités et une intégration transparente à l’ERP.

Q8. Quels sont les critères que les organisations doivent prendre en compte lorsqu’elles choisissent une solution d’analyse des dépenses ?
Recherchez des fonctionnalités telles que la classification basée sur l’IA, l’extraction flexible des données, une taxonomie personnalisable, des tableaux de bord intuitifs, des analyses automatisées des économies réalisables et une évolutivité adaptée aux opérations internationales.

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Sonal Sharma

Sonal is leading product and content marketing initiatives at Zycus. She is a problem solver. She has a proven track record of defining positioning and messaging for various product modules, creating go-to-market strategies for new features and product launches, and fostering collaboration between Product Management, Sales, and Customer Success teams.