Procure-to-Pay (P2P) erklärt: Leitfaden für den Einkauf 2026

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TL;DR

Procure-to-Pay (P2P) ist ein durchgängiger Prozess, der alle Schritte von der Anforderung von Waren und Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Lieferanten abdeckt und so nahtlose Beschaffungs- und Finanzabläufe gewährleistet.
Warum dies wichtig ist: Es fördert die finanzielle Kontrolle, die betriebliche Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften und trägt gleichzeitig zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen bei.
Herausforderungen ohne Automatisierung: Manuelle, unzusammenhängende Prozesse führen zu Verzögerungen, Fehlern, Verstößen gegen Richtlinien und einem mangelhaften Lieferantenmanagement.
Vorteile von P2P-Software: Automatisierung von Arbeitsabläufen, Verkürzung von Durchlaufzeiten und Senkung der Kosten, Erhöhung der Transparenz sowie Gewährleistung termingerechter Lieferungen.
Bewährte Verfahren: Standardisieren Sie Prozesse, setzen Sie KI-gestützte Tools ein, verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und nutzen Sie Daten, um messbare Einsparungen zu erzielen.

Was versteht man unter „Procure-to-Pay“?

Procure-to-Pay (Purchase-to-Pay oder P2P) bezeichnet den Prozess der Beschaffung und Verwaltung der Rohstoffe, die für die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung benötigt werden. Er umfasst sowohl die Daten im Zusammenhang mit der eigentlichen Auftragsabwicklung und der Bezahlung der Ware oder Dienstleistung als auch den Datenfluss der Transaktionen, die an einen Lieferanten übermittelt werden. Dieser ganzheitliche Ansatz für den P2P-Zyklus gewährleistet einen optimierten Ablauf von Anfang bis Ende und steigert so die Effizienz und Produktivität im Beschaffungsprozess.

Schritt für Schritt: Der Arbeitsablauf des Procure-to-Pay-Prozesses

Weiterlesen: Workflow des Procure-to-Pay-Prozesses

1. Bestellanforderung: Mitarbeiter des operativen Bereichs, die Waren oder Dienstleistungen erwerben möchten, erstellen Bestellanforderungen. Durch die Automatisierung dieses Vorgangs können die Mitarbeiter die Bestellanforderungen elektronisch ausfüllen und dabei häufig aus einem begrenzten Beschaffungskatalog oder einer vorab genehmigten Artikelliste auswählen.

2. Genehmigung von Bestellanforderungen: Eine Bestellanforderung muss genehmigt werden, bevor sie an Lieferanten weitergeleitet werden kann. Angesichts des Zeitaufwands für die Einholung von Genehmigungen gelten manuelle Genehmigungssysteme seit jeher als ineffizient, da Genehmigungen manchmal verzögert erteilt oder erst nachträglich eingeholt werden. Durch die Automatisierung wird die elektronische Weiterleitung dieser Bestellanforderungen ermöglicht, wodurch der Genehmigungsprozess beschleunigt wird.

3. Ausstellung von Bestellungen: Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, wird dem Lieferanten eine Bestellung erteilt. Ohne Automatisierung werden Bestellungen per Fax, E-Mail oder telefonisch an die Lieferanten übermittelt. Die Automatisierung ermöglicht die elektronische Übermittlung von Bestellungen und die elektronische Rücksendung von Bestätigungen.

4. Rechnungserhalt: Rechnungen werden von den Lieferanten meist per Post eingereicht und nach Erhalt manuell in das ERP-/Kreditorenbuchhaltungssystem erfasst. In automatisierten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen können Rechnungen elektronisch empfangen werden; bei manuell eingegangenen Rechnungen können diese in das System eingescannt werden.

5. Abgleich von Rechnungen: Nach Eingang sollten Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingangsbelegen abgeglichen werden, damit die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen an den Lieferanten freigegeben werden kann.

Weiterlesen: So automatisieren Sie den Prozess des 3-Wege-Rechnungsabgleichs

6. Zahlungsabwicklung: Durch die Kombination aus ACH (Automated Clearing House) und Beschaffungskarten (P-Cards) steigt das Volumen der elektronisch abgewickelten Zahlungen.

Der „Procure-to-Pay“-Zyklus erklärt: Von der Bestellanforderung bis zur Zahlung

Bedarfsplanung: Der Zyklus beginnt, wenn jemand im Unternehmen feststellt, dass er einen bestimmten Artikel benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen. Rohstoffe, Werkzeuge oder auch Dienstleistungen – wie beispielsweise die Beauftragung eines Auftragnehmers zur Unterstützung bei einer Aufgabe – könnten hierfür Beispiele sein.
Anfrage zur Angebotserstellung: Sobald der Bedarf ermittelt wurde, erstellt die zuständige Person eine Anfrage – ähnlich einer Einkaufsliste –, in der angegeben wird, was benötigt wird und in welcher Menge.
Genehmigungsverfahren: Der Antrag muss ein Genehmigungsverfahren durchlaufen, in dessen Rahmen ein Vorgesetzter prüft, ob er erforderlich ist und im Rahmen des Unternehmensbudgets liegt. Wenn alles in Ordnung zu sein scheint, wird dem Antrag stattgegeben.
Suche nach einem Lieferanten: Nach der Genehmigung sucht das Unternehmen nach einem Lieferanten, der die benötigten Waren oder Dienstleistungen liefern kann. Es kann verschiedene Lieferanten prüfen, die Kosten vergleichen und die Zuverlässigkeit der einzelnen Anbieter bewerten.
Abwicklung des Kaufs: Nach der Auswahl des Lieferanten erteilt das Unternehmen einen formellen Auftrag.
Wareneingang: Nach Erhalt der Bestellung liefert der Lieferant die Waren oder erbringt die Dienstleistungen vertragsgemäß.
Erstellung der Zahlungsrechnung: Sobald alles in Ordnung ist, stellt der Lieferant dem Unternehmen eine Rechnung aus, die als Zahlungsaufforderung für die gelieferten Waren dient.
Zahlung und Genehmigung: Um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß abgewickelt wurde, muss die Rechnung vor der Zahlung einen internen Genehmigungsprozess durchlaufen. Nach der Genehmigung begleicht das Unternehmen die Rechnung des Dienstleisters für die erbrachten Waren oder Dienstleistungen.
Aufbau von Lieferantenbeziehungen: Auch nach dem Verkauf pflegen Unternehmen häufig weiterhin positive Beziehungen zu ihren Lieferanten. Zukünftige Projekte profitieren davon, da sie auf zuverlässige Lieferanten zählen und möglicherweise sogar effektiver verhandeln können.

Weiterlesen: Procure-to-Pay-Zyklus: 6 praktische Tipps zur Verbesserung und Optimierung

Warum „Procure-to-Pay“ (P2P) für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung ist

Procure-to-Pay (P2P) ist ein wesentlicher Bestandteil des finanziellen und operativen Rahmens eines Unternehmens und von entscheidender Bedeutung für das Ausgabenmanagement sowie die Optimierung des Beschaffungszyklus. Hier erfahren Sie, warum P2P so wichtig ist:

Finanzkontrolle: P2P-Prozesse stellen sicher, dass alle Ausgaben vorab genehmigt werden und im Rahmen der Budgetvorgaben bleiben. Dieses Maß an Kontrolle ist unerlässlich, um die finanzielle Stabilität zu wahren und übermäßige Ausgaben zu vermeiden. Durch die Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses – von der ersten Bestellanforderung bis zur endgültigen Zahlung – können Unternehmen ihre Finanzen streng unter Kontrolle halten.
Betriebliche Effizienz: Die Optimierung des P2P-Prozesses kann die betriebliche Effizienz erheblich steigern. Die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Auftragserteilung, der Rechnungsbearbeitung und der Zahlung kann die Durchlaufzeit verkürzen und Mitarbeiterressourcen für strategischere Tätigkeiten freisetzen. Dies steigert die Produktivität und senkt die mit manuellen Prozessen verbundenen Kosten.
Compliance und Transparenz: Effektive P2P-Prozesse tragen dazu bei, die Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch externer regulatorischer Anforderungen sicherzustellen. Dies wird durch standardisierte Verfahren und eine zentralisierte Dokumentation erreicht, die zudem die Transparenz bei allen Transaktionen erhöhen.
Lieferantenbeziehungsmanagement: Ein gut geführter P2P-Prozess verbessert die Beziehungen zu Lieferanten, indem er für pünktliche Zahlungen und eine korrekte Auftragsabwicklung sorgt. Dies kann zu besseren Konditionen und einer höheren Zuverlässigkeit führen, die für die Aufrechterhaltung einer stabilen Lieferkette von entscheidender Bedeutung sind.

Insgesamt ist der P2P-Prozess für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das seine Ausgaben optimieren, seine betrieblichen Fähigkeiten verbessern und solide Lieferantenbeziehungen pflegen möchte, was sich direkt positiv auf das Geschäftsergebnis auswirkt.

Wichtige Begriffe im Bereich der Procure-to-Pay-Software

Verwaltung des Beschaffungskatalogs:

Der Prozess der Verwaltung des Lebenszyklus von Katalogen, die im Rahmen von Vorverträgen vereinbarte Artikel von einem oder mehreren Lieferanten enthalten.

Der Lebenszyklus lässt sich in die folgenden Schritte unterteilen:

Erstellen » Genehmigen » Veröffentlichen » Ablaufen lassen » Aktualisieren
Erstellen oder aktualisieren Sie Kataloge direkt am Bildschirm oder durch Hochladen von Dateien
Die Klassifizierung von Artikeln mithilfe einer KI-Engine ermöglicht eine Ausgabenanalyse in Echtzeit.
Zu den typischen Kategorien zählen Bürobedarf, IT-Zubehör sowie fachspezifische Artikel wie MRO-Artikel, Laborbedarf usw.

Typische Angaben in Katalogen:

Kennungen: Lieferant, Lieferanten-Artikelnummer, interne Artikelnummer
Artikelinformationen: Kurz- und Langbeschreibung, Kategorie, Attribute
Preis: Marktpreis sowie ausgehandelter, vertraglich vereinbarter oder ermäßigter Preis
Umfangreiche Inhalte: Artikelbild, Produkt-URL, Website des Anbieters

Arten von Katalogen

Interner Katalog

Von „admin“ erstellt oder von Lieferanten geteilt
Konfigurierbare Felder wie Umweltprüfungen, Landes Steuern usw.
In mehreren Feldern suchen, nach Preis/Kategorie filtern, Artikel vergleichen

Punchouts (externer/vom Lieferanten gehosteter Katalog)

Die Pflege und das Hosting der Inhalte erfolgen durch den Anbieter; dies kann ausgehandelt werden
Der Datenaustausch erfolgt über Standardprotokolle
Die Nutzer werden auf Punch-out-Websites weitergeleitet, auf denen sie Artikel in den Warenkorb legen können
Beim Bezahlvorgang werden die Warenkorbdaten an eProcurement übermittelt

Veröffentlichte Beschaffungskataloge

Beschaffungskataloge, die von bestehenden Lieferanten über das Lieferantenportal bereitgestellt werden

Bestellanforderungen:

Endnutzer/Anforderer stellen eine Anfrage für die benötigten Waren über eine Bestellanforderung (PR) oder eine Bedarfsanmeldung, indem sie Artikel in den Warenkorb legen und die Anfrage auf der Checkout-Seite absenden – ähnlich wie auf E-Commerce-Websites (Amazon, Snapdeal, Alibaba usw.).

Einkaufskarten/P-Karten

Einkaufskarten/P-Karten sind Kreditkarten, die Einkäufern ausgestellt werden, damit diese Artikel direkt und ohne Genehmigungsverfahren erwerben können

Die zulässigen Kategorien und das Ausgabenlimit sind vorab genehmigt.
Der Lieferant belastet das P-Card-Konto direkt; die Abrechnung erfolgt in regelmäßigen Abständen.
Der P-Card-Kontoauszug wird vor der Abrechnung mit den Transaktionen abgeglichen

Genehmigungsabläufe:

Bestellanforderungen, die das Ausgabenlimit des Antragstellers überschreiten, bedürfen einer Genehmigung
Genehmigungsabläufe werden mithilfe eines Drag-and-Drop-Editors konfiguriert
Solche Arbeitsabläufe erfordern in der Regel die Genehmigung des Vorgesetzten
Komplexe Weiterleitungsregeln, die auf einer Kombination aus Warenkorb-Gesamtbetrag, Artikelherkunft/Kategorien, Geschäftsbereich sowie Kostenstelle/Abteilung basieren, können von Administratoren oder Benutzern visuell konfiguriert werden
Genehmigungsberechtigte können den Antrag annehmen, ablehnen, die Genehmigung delegieren oder ihn an den Antragsteller zurücksenden

Bestellungen:

Eine Bestellung (PO) ist eine formelle Bestätigung des Bedarfs, die an den Lieferanten gesendet wird. Sie enthält Preis und Menge der bestellten Artikel, zusätzliche Kosten, Steuern sowie Rechnungs- und Versanddaten.
Wird es im Rahmen eines Vertrags angelegt, enthält es die Vertragsnummer.
Bestellungen können auf einer benutzerdefinierten Vorlage ausgedruckt oder per E-Mail an Lieferanten gesendet werden. Lieferanten können Bestellungen zudem über das Portal einsehen oder elektronisch erhalten.
Für häufig bestellte Artikel kann ein Rahmenauftrag angelegt werden. Der Gesamtbetrag ist begrenzt, und der Auftrag gilt in der Regel für ein Geschäftsjahr.
Eine regelbasierte automatische Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen ist verfügbar
Bestellungen werden im ERP-System verbucht und dienen als Eingabe für die Module zur Bestandsführung und zum Wareneingang

Wareneingang:

Ein Wareneingangsbeleg ist ein Dokument, das ausgestellt wird, um den Eingang der darin aufgeführten Artikel zu bestätigen. Mit anderen Worten: Es handelt sich um ein Dokument, mit dem die Einzelheiten der im Lager physisch eingegangenen Artikel erfasst werden.
Ermöglicht es den Anforderern oder dem Lagerpersonal, bestellte Waren entgegenzunehmen
- Desktop-Wareneingang: Die Anforderer nehmen die Ware gemäß der Bestellanforderung entgegen
- Zentrale Wareneingangsabwicklung: Lagerpersonal und Einkäufer nehmen die Waren gemäß der Bestellung entgegen
Das System kann die zurückgewiesene Menge erfassen, um die Erstellung von Rücksendebestätigungen zu ermöglichen
Für bestimmte Warengruppen kann die Vorlage von Belegen vorgeschrieben sein
Es können Toleranzen festgelegt werden, um einen Überempfang zu verhindern

Rechnung:

Ein Handelsdokument, das vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt wird. Es nennt die beiden Handelspartner und listet die verkauften Waren auf, beschreibt und quantifiziert diese, gibt das Versanddatum und die Beförderungsart an sowie Preise und (gegebenenfalls) Rabatte und enthält die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
In bestimmten Fällen (insbesondere wenn sie vom Verkäufer oder dessen Beauftragten unterzeichnet ist) dient eine Rechnung als Zahlungsaufforderung und wird nach vollständiger Begleichung zu einem Eigentumsnachweis. Zu den Arten von Rechnungen zählen Handelsrechnungen, konsularische Rechnungen, Zollrechnungen und Pro-forma-Rechnungen.
Wechsel (handelbare Schuldverschreibung) werden vom Lieferanten bei Lieferung oder bei Erreichen eines Meilensteins ausgestellt
Der Betrag ist innerhalb der in der Bestellung/im Vertrag vereinbarten Zahlungsfrist zu begleichen.
Der Lieferant kann auf der Rechnung oder dynamisch Skonti bei vorzeitiger Zahlung anbieten
Rechnungen werden dem Käufer auf zwei Arten zugestellt:
- Papierrechnungen per Fax oder Post, die von den Einkäufern bzw. der Kreditorenbuchhaltung digitalisiert werden
- E-Rechnungen (PO-Flip) über das Portal oder per EDI übermittelt
Rechnungen werden automatisch abgeglichen (unter Berücksichtigung von Toleranzen)
- 2-Wege-Abgleich: Bestellbeleg + Rechnung
- 3-Wege-Abgleich: Bestellauftrag + Wareneingang + Rechnungen
Ausnahmen werden zurückgestellt und im Rahmen einer Überprüfung bzw. Genehmigung geklärt.
Genehmigte Rechnungen werden so terminiert, dass die gesamte Zahlungsfrist voll ausgeschöpft wird

Sie können zur Buchhaltung bzw. für den elektronischen Zahlungsverkehr in das ERP-System gebucht werden.

Die 6 größten Herausforderungen im Procure-to-Pay-Prozess und wie man sie bewältigt

Unternehmen werden mit den folgenden wesentlichen Problemen im Beschaffungswesen konfrontiert sein, wenn veraltete, auf Tabellenkalkulationen basierende Beschaffungsprozesse nicht durch eine leistungsfähige P2P-Automatisierungssoftware ersetzt werden:

1. Zersplitterte P2P-Prozesse und -Teams

Innerhalb einer Organisation arbeitet jede Abteilung nach ihren eigenen Abläufen und Prioritäten. Aufgrund mangelnder Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen ist es schwierig, einen einheitlichen Beschaffungsprozess zu etablieren. Das Fehlen eines einheitlichen Vorgehens führt letztendlich zu eklatanten Unstimmigkeiten und Fehlern.

2. Veraltete Technologie

Unternehmen, die keine neue „Procure-to-Pay“-Software einführen, müssen unter Umständen mit höheren Kosten, komplizierteren Prozessen und der Nichteinhaltung von Effizienzstandards rechnen. Darüber hinaus laufen sie Gefahr, die Erwartungen und Bedürfnisse von Kunden, Lieferanten und Anbietern nicht zu erfüllen und letztlich in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld hinter ihre Konkurrenz zurückzufallen. Der Einsatz moderner Beschaffungsinstrumente ist entscheidend für die Steigerung der betrieblichen Effektivität, der Kostenkontrolle und der allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit.

3. Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben und Richtlinien

Um zu vermeiden, dass jede Anfrage verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen muss, verstoßen Mitarbeiter gegen die Beschaffungsrichtlinien. Darüber hinaus verstoßen verschiedene am Prozess beteiligte Teams, wie beispielsweise die Kreditorenbuchhaltung und die Beschaffungsabteilung, aufgrund mangelnder klarer und zeitnaher Kommunikation häufig gegen die Vertragsbedingungen.

4. Rechnungen ohne Bestellnummer

Gelegentlich senden Lieferanten Rechnungen, die nicht mit einer Bestellung in Zusammenhang stehen. Die Bearbeitung dieser Rechnungen kann für die Kreditorenbuchhaltung eine Herausforderung darstellen und zu Verzögerungen führen, da sie nicht einer Bestellung zugeordnet werden können.

5. Lieferantenmanagement

Es ist eine Herausforderung, Lieferanten zu verwalten und hervorragende Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, wenn die Beschaffung manuelle Prozesse beinhaltet. Die Verwaltung von Verträgen und die Überwachung der Lieferantenleistung können sich als überwältigend erweisen. Auch die Einbindung neuer Lieferanten kann Herausforderungen mit sich bringen und viel Zeit in Anspruch nehmen.

6. Rechnungsbearbeitung

Selbst wenn der Rechnungsstellungsprozess viel Zeit in Anspruch nimmt, verzögert sich die Bearbeitungszeit für die Genehmigung durch die manuelle Überprüfung und Bearbeitung. Dies führt zu Zahlungsverzögerungen und beeinträchtigt Ihre Beziehung zu den Lieferanten.

8 wesentliche Vorteile des Einsatzes einer Procure-to-Pay-Software (P2P)

1. Verbessert den P2P-Prozess:

Verkürzen Sie den P2P-Zyklus und optimieren Sie die Beschaffungsprozesse, um die Beschaffung der benötigten Waren und Dienstleistungen schneller und effizienter zu gestalten.

2. Senkt die Bearbeitungskosten im Procure-to-Pay-Prozess:

Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Reduzierung manueller Eingriffe tragen P2P-Tools dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu senken und die Kosteneffizienz zu verbessern.

3. Schafft Transparenz im „Procure-to-Pay“-Prozess:

P2P-Tools bieten einen Echtzeit-Überblick über Beschaffungsaktivitäten und ermöglichen es den Beteiligten, Einkäufe nachzuverfolgen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

4. Stärkt die Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern:

Eine verbesserte Kommunikation und effiziente Geschäftsabläufe fördern stärkere und für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Lieferanten.

5. Bietet die Möglichkeit, über den Preis zu verhandeln:

Der Zugriff auf detaillierte Beschaffungsdaten versetzt Unternehmen in die Lage, mit Lieferanten bessere Preise und Konditionen auszuhandeln.

6. Erleichtert die Berichterstattung zu P2P-Zyklusdaten:

P2P-Tools erstellen umfassende Berichte und erleichtern so die datengestützte Entscheidungsfindung sowie die Leistungsanalyse.

7. Steigert die Produktivität im „Procure-to-Pay“-Prozess:

Automatisierte Prozesse und optimierte Arbeitsabläufe schaffen Zeit- und Ressourceneinsparungen, was zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität führt.

8. Trägt zur „pünktlichen Lieferung“ bei:

Durch die Optimierung von Beschaffungs- und Lieferkettenprozessen tragen P2P-Tools dazu bei, die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherzustellen und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern.

IDC hebt Zycus AI hervor: Ein Meilenstein bei Procure-to-Pay-Lösungen

Erfahren Sie, warum IDC, ein weltweit führendes Marktforschungsunternehmen, das transformative Potenzial der KI-Lösungen von Zycus im Bereich „Procure-to-Pay“ anerkennt. Dieses Video beleuchtet, wie die innovativen Technologien von Zycus die Beschaffungsprozesse revolutionieren und die Effizienz auf den Philippinen und darüber hinaus steigern. Sehen Sie sich das Video an, um mehr zu erfahren!

Vorteile von Procure-to-Pay-Software: Warum Ihr Unternehmen diese jetzt benötigt

1. Den Prozess optimieren

Die globale Plattform zentralisiert, standardisiert und steuert den Prozess und ist dabei online einfach zu bedienen, was zu einer hohen Akzeptanz führt. Sie lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und unterstützt P-Karten, wodurch eine verbesserte Kompatibilität und Funktionalität gewährleistet wird.

2. Die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen

Das System sorgt für eine effektive Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und des Budgets und ermöglicht gleichzeitig eine Vertragsüberwachung in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht es eine genaue Nachverfolgung der Ausgaben nach Kategorien und gewährleistet so eine bessere finanzielle Kontrolle und Entscheidungsfindung. Nach der Einführung einer Lösung für den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung weisen branchenführende Unternehmen eine Vertragsübereinstimmung von 85 % bei den Bestellungen und von 75 % bei den Ausgaben auf.

3. Automatisierung und Verkürzung der P2P-Durchlaufzeit

Die Plattform ermöglicht die nahtlose Einrichtung von Beschaffungskatalogen und Punch-outs für indirekte Einkäufe und bietet gleichzeitig robuste Genehmigungsworkflows für optimierte Beschaffungsprozesse. Darüber hinaus automatisiert sie die Erstellung von Bestellungen und den Rechnungsabgleich und stellt ein Lieferantenportal zur Verfügung, über das Bestellungen eingesehen, Bestellungen einfach in Rechnungen umgewandelt und Zahlungen nachverfolgt werden können, was die Einbindung der Lieferanten und die Effizienz verbessert.

4. Beschleunigung und Skalierung des „Procure-to-Pay“-Prozesses

Sie sollten so wenig wie möglich von Ihrer wertvollen Zeit und Ihrem Geld für die Beschaffung von Artikeln und die Anschaffung einer Procure-to-Pay-Software für Ihr Unternehmen aufwenden. Wenn die Erstellung einer Bestellung mehr als ein paar Minuten in Anspruch nimmt, stimmt etwas nicht. Mit erstklassigen Procure-to-Pay-Abläufen können Sie sich getrost von Ihrem einwöchigen P2P-Zyklus verabschieden.

5. Transparenz

Sie benötigen einen klaren Überblick über die Geldabflüsse aus Ihrem Unternehmen, um Ihre Ausgaben zu kontrollieren. Der Sinn dieser Maßnahme geht jedoch verloren, wenn Sie und Ihr Team nun einen ganzen Tag oder mehr damit verbringen, die monatlichen Ausgabendaten zusammenzustellen. Sie werden begeistert sein, nach der Aktualisierung Ihrer „Procure-to-Pay“-Software unternehmensweit Zugriff auf Einkaufsdaten, Berichte usw. zu haben.

Best Practices im Procure-to-Pay-Prozess: So rationalisieren und optimieren Sie Ihren P2P-Zyklus

Standardisieren Sie die Prozesse und legen Sie die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten genau fest
Ermutigen Sie die funktionsübergreifenden Beteiligten zur Kommunikation und Zusammenarbeit
Bieten Sie vollständige Datentransparenz, um den Überblick über alle Aspekte zu verbessern
Setzen Sie skalierbare P2P-Software ein und vertrauen Sie auf zuverlässige Technologie, um den Vorgang zu automatisieren
Das Lieferantenmanagement und die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und dabei den Schwerpunkt auf die Stärkung der Beziehungen zu den Lieferanten legen
Nutzen Sie Daten, um messbare, datengestützte Ziele festzulegen
Behalten Sie stets im Blick, was funktioniert und was nicht, um Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und Einsparungen zu maximieren.

Nun, da Sie sich nun umfassend mit dem Prozess vom Einkauf bis zur Zahlung auskennen und wissen, wie Sie diesen optimieren können, ist es an der Zeit, Ihren Partner für die digitale Transformation zu evaluieren. Besuchen Sie unsere Seite zur „Procure-to-Pay“-Software Seiteund entdecken Sie die KI-gestützte Lösungssuite von Zycusoder vereinbaren Sie eine Demo mit unseren Experten!

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Was ist Procure-to-Pay (P2P) in einfachen Worten?
Der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P) beschreibt die Vorgehensweise von Unternehmen bei der Anforderung, dem Kauf, dem Wareneingang und der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Er verbindet Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung zu einem nahtlosen Arbeitsablauf und unterstützt Unternehmen so bei der Kostenkontrolle und der Optimierung ihrer Abläufe.

Frage 2: Warum ist die Automatisierung des P2P-Prozesses wichtig?
Die Automatisierung reduziert manuelle Fehler, beschleunigt Genehmigungsvorgänge, verbessert die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und stärkt die Beziehungen zu Lieferanten. Unternehmen, die P2P-Automatisierung einsetzen, verzeichnen eine um bis zu 65 % schnellere Rechnungsbearbeitung und um 30–50 % niedrigere Betriebskosten.

Frage 3: Inwiefern verbessert P2P-Software die Beziehungen zu Lieferanten?
Antwort: Durch die Gewährleistung pünktlicher Zahlungen, einer Kommunikation in Echtzeit und einer präzisen Auftragsabwicklung fördert P2P-Software Vertrauen und Zusammenarbeit. Dies führt zu besseren Vertragsbedingungen und einer zuverlässigeren Lieferkette.

Frage 4: Was sind die häufigsten Herausforderungen bei herkömmlichen P2P-Prozessen?
Getrennte Systeme, manuelle Genehmigungen, Rechnungen ohne Bestellschein, verspätete Zahlungen und mangelnde Transparenz bei den Ausgabendaten sind die größten Herausforderungen. Moderne P2P-Lösungen beseitigen diese Engpässe.

Frage 5: Was versteht man unter dem 3-Wege-Rechnungsabgleich im P2P-Prozess?
Dabei handelt es sich um einen Prozess, bei dem die Bestellung, der Wareneingang und die Lieferantenrechnung automatisch miteinander abgeglichen werden, um vor der Zahlung die Richtigkeit der Angaben sicherzustellen. Dies trägt dazu bei, Überzahlungen und Betrug zu verhindern.

Frage 6: Lassen sich P2P-Systeme in ERP-Lösungen integrieren?
Ja. Die P2P-Software von Zycus lässt sich nahtlos in führende ERP-Plattformen integrieren und erweitert deren Funktionen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.

Frage 7: Was sind Beschaffungskarten (P-Cards) im P2P-Prozess?

Mit P-Cards können Mitarbeiter kleinere, vorab genehmigte Einkäufe direkt tätigen und so langwierige Genehmigungsabläufe für Artikel mit geringem Wert umgehen. Die Ausgabenobergrenzen und -kategorien werden innerhalb des P2P-Systems verwaltet.

Frage 8: Wie gewährleistet P2P-Software die Einhaltung von Vorschriften?
Sie setzt Beschaffungsrichtlinien durch automatisierte Genehmigungsworkflows, Budgetprüfungen und die Überwachung der Vertragseinhaltung durch. Nach der Implementierung berichten Unternehmen von einer Einhaltung der Bestellvorgaben von bis zu 85 %.

Frage 9: Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer P2P-Lösung achten?
Achten Sie auf:

Automatisierte Arbeitsabläufe von der Bestellung bis zur Zahlung
Transparenz der Ausgaben in Echtzeit
Lieferantenportale und Katalogverwaltung
Integration in das bestehende ERP-System
KI-gestützte Analysen und Berichterstellung
Umfassende Compliance- und Prüfpfade

Frage 10: Warum sollten Sie sich bei „Procure-to-Pay“ für Zycus entscheiden?
Antwort: Die KI-gestützte P2P-Suite von Zycus beschleunigt die Transformation des Beschaffungswesens durch Funktionen wie kognitive Automatisierung, prädiktive Analysen und ein lieferantenfreundliches Portal.

Weiterführende Lektüre:

Webinare

Beyond the Hype: Where ANZ Procurement Really Stands on Agentic AI

Innovationen im Bereich „Procure-to-Pay“, Procure-to-Pay, Procure-to-Pay-Software

Zycus

Zycus is an Agentic Procurement Platform that is redefining procurement from Source-to-Pay to Intake-to-Outcomes. Its unified platform combines native Intake, agentic AI, and an end-to-end S2P core to help enterprises drive real procurement outcomes — not just transactions. Recognized by Gartner, Forrester, IDC, and customers worldwide, Zycus is shaping the next generation of procurement with the Merlin Agentic AI Platform.